ŠKOLSKÁ NAVIGÁCIA
- Používanie šablón na zabezpečenie spoločného rozloženia a formátovania
- Sledovanie zmien vykonaných na dokumente
- Používanie komentárov na označenie zmien v dokumente
- Obmedzenie a ochrana dokumentov a šablón
- Verzia, Porovnanie a Kombinácia dokumentov
Funkcia Verzie v aplikácii Word bola odstránená v najnovších verziách programu Word. V programe Word 2013 jediný spôsob, ako môžete pristupovať k predchádzajúcim verziám dokumentu v programe Word, je otvoriť predchádzajúce automaticky uložené (automatické ukladanie) verzie dokumentu. Môžete tiež otvoriť nedávne neuložené dokumenty. V programe Word však neexistuje žiadna formálna funkcia verzie. Ukážeme vám alternatívu, ktorú môžete ľahko pridať do programu Word zadarmo, ktorý vám poskytne túto schopnosť.
Ak viacero ľudí pracovalo na rôznych kópiách toho istého súboru, namiesto použitia funkcie sledovania zmien na jednej kópii súboru môžete porovnať obe verzie súboru, aby ste zistili rozdiely. Program Word obsahuje porovnávací nástroj, ktorý vám umožní porovnať dva súbory, ak majú iné názvy súborov. Ukážeme vám, ako túto funkciu použiť a ako si prečítať výsledky porovnania.
Okrem porovnávania dokumentov môžete skombinovať dokumenty po ich porovnaní. Ukážeme vám, ako zlúčiť dve verzie toho istého dokumentu a ako ľahko zlúčiť dva rôzne dokumenty v prípade, že viacerí autori pracovali na samostatných častiach dokumentu.
Po vykonaní všetkých zmien, potrebných porovnaní a kombinácii vykonaných dokumentov môžete jednoducho zdieľať dokument pomocou programu Microsoft OneDrive. Môžete tiež použiť OneDrive v ktoromkoľvek bode procesu spolupráce, aby ste získali prístup k dokumentu pre ostatných recenzentov.
Sledujte verzie dokumentu
Program Word používal formálnu funkciu verzie, ktorá vám umožnila uložiť rôzne verzie dokumentu v samotnom dokumente. Táto funkcia prešla a jediný spôsob, ako môžete prevziať predchádzajúce verzie dokumentu, je funkcia Automatické ukladanie alebo prístup k neuloženým dokumentom, ak sú k dispozícii.
V predvolenom nastavení služba Word automaticky ukladá dokument v určitých intervaloch. Toto je funkcia automatického ukladania. Ak sa chcete vrátiť k predchádzajúcej, automaticky uloženej kópii dokumentu, kliknite na kartu Súbor a v zozname v časti Verzie vyberte položku "(automatické ukladanie)".
Ak ste dokument neúspešne uzavreli bez uloženia, alebo ste stratili napájanie a počítač sa neočakávane vypol, môžete obnoviť neuložené dokumenty. Ak to chcete urobiť, kliknite na kartu "Súbor" a kliknite na tlačidlo "Spravovať verzie" na obrazovke "Info". V rozbaľovacej ponuke vyberte položku "Obnoviť nepotvrdené dokumenty".
Alternatívy pre ukladanie verzií dokumentu programu Word
Existujú alternatívy na pridanie verzie systému do programu Word. Jedným z nich je doplnok pre program Word nazvaný Uložiť verzie a druhý je doplnok, ktorý pracuje s externým programom kontroly verzií s názvom Perforce.
Doplnok Uložiť verzie vám umožňuje ľahko ukladať očíslované verzie dokumentu programu Word zo súboru.
Perforce je program na kontrolu verzií, ktorý je bezplatne k dispozícii až pre 20 používateľov. Poskytujú doplnok pre balík Microsoft Office, ktorý umožňuje, aby boli súbory programu Microsoft Word, Excel, PowerPoint a Project ľahko uložené a spravované v programu Perforce v rámci programov.
Porovnajte dve verzie rovnakého dokumentu
Ak recenzent zabudol použiť funkciu "sledovať zmeny" a nezablokoval ho v dokumente, stále môžete porovnať obe verzie dokumentu a prijať a odmietnuť zmeny na základe porovnania. Potrebujete iba originálny dokument a revidovaný dokument. Každý súbor musí mať iný názov.
Funkcie Porovnať a Kombinovať sú podobné, ale každý má svoj účel. Ak máte len dva dokumenty, ktoré chcete porovnať a ani jeden z nich neobsahuje sledované zmeny, použite funkciu Porovnať. Ak máte dva alebo viac dokumentov obsahujúcich sledované zmeny a musíte sledovať, kto zmenil, čo a kedy, použite funkciu "Zlúčiť", ktorá je popísaná neskôr v tejto lekcii.
Ak chcete porovnať pôvodnú a revidovanú verziu dokumentu, kliknite na položku Porovnať v sekcii Porovnať na karte Prehľad a v rozbaľovacej ponuke vyberte položku Porovnať.
POZNÁMKA: Nie je možné porovnať dva dokumenty, ak je jeden z nich chránený pre sledované zmeny alebo ak je použitý akýkoľvek druh ochrany dokumentov. Odstráňte ochranu dokumentov a pokračujte v porovnávaní dokumentov. Pozrite si lekciu 2, kde nájdete informácie o tom, ako odomknúť funkciu sledovaných zmien a lekciu 4, kde nájdete informácie o odstránení obmedzení formátovania a úprav z dokumentu a hesla priradeného dokumentu na jeho otvorenie.
Kliknutím na položku "Viac" získate prístup k ďalším možnostiam.
POZNÁMKA: Položka "Vložky a odstránenia" je vždy šedá a vždy je zaškrtnutá. Ak použijete "Porovnať" alebo "Zlúčiť", vkladanie a odstránenie sa vždy porovná.
V sekcii "Zobraziť zmeny na stránke" zvoľte možnosť porovnať znak podľa znaku ("úroveň znakov") alebo slovo podľa slova ("úroveň slova"). "Úroveň znakov" umožňuje zobraziť presné zmeny, ktoré boli vykonané. Ak má napríklad pôvodný dokument slovo "to" a revidovaný dokument má slovo "príliš", ku ktorému bol pridaný znak "o", nastavenie "Word level" vám ukáže, že "to" bolo nahradené " "Ale nastavenie" úroveň znakov "by ukázalo, že bol pridaný znak" o ".
Štandardne funkcia "Porovnanie" uvádza zmeny do nového dokumentu, ako je uvedené v časti "Zobraziť zmeny v". Môžete sa však rozhodnúť uviesť zmeny do "Originálneho dokumentu" alebo do "Upraveného dokumentu".
Po vykonaní výberu kliknite na tlačidlo "OK".
