Mailové filtre a systém Star

2024 Autor: Geoffrey Carr | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 10:59

Dnešná lekcia Geek School rozšíri našu diskusiu o štítkoch v službe Gmail, aby zahŕňala filtre a potom sa presunula na sledovanie dôležitých e-mailov s hviezdami.

ŠKOLSKÁ NAVIGÁCIA

Zoznámenie sa so službou Gmail
Mobilná aplikácia, kompozícia pošty a konverzácie
Spravovanie a štítky doručenej pošty
Mailové filtre a systém Star
Príloh, podpisov a zabezpečenia
Pozvánky a respondenti dovolenky
Používajte službu Gmail ako zoznam úloh
Viacnásobné účty, klávesové skratky a vzdialený odber
Použite svoj účet Gmail na prístup k iným účtom
Power Tipy a Gmail Labs

Štítky sú skvelé, ale môžu byť použité oveľa efektívnejšie tým, že obsahujú filtre, takže správy, ktoré prichádzajú spĺňajúce určité kritériá, automaticky majú štítok alebo štítky. To veľmi pomáha organizácii a môže výrazne znížiť chaos v doručenej pošte.

Vytvorte nový filter pomocou vyhľadávacieho poľa

Ak chcete vytvoriť nový filter, špecifikujeme možnosti vyhľadávania v poli Vyhľadávanie a vytvoríme filter z vyhľadávania. Ak to chcete urobiť, kliknite na šípku nadol v poli "Hľadať".

Zadajte kritériá vyhľadávania do poľa možností vyhľadávania. Môžete sa rozhodnúť vyhľadať správy od konkrétnej osoby alebo celej domény (@ example.com), s určitými slovami v danom subjekte, ako aj s inými podmienkami.

Ak chcete vytvoriť filter založený na tomto vyhľadávaní, kliknite na odkaz "Vytvoriť filter s týmto vyhľadávaním".

Zobrazia sa možnosti filtra. Začiarknite políčka, ktoré označujú, čo chcete robiť so správami, ktoré zodpovedajú kritériám vyhľadávania.

Napríklad sme vybrali, aby vždy označovali správy, ktoré prichádzajú z určenej e-mailovej adresy so štítkom "HTG School" a vždy označili tieto správy za "dôležité". Rozhodli sme sa tiež použiť filter na všetky existujúce e-maily od tejto osoby.

POZNÁMKA: Ak chcete, aby sa štítky správajú ako priečinky, môžete vybrať možnosť "Preskočiť priečinok doručenej pošty (archivovať)", aby sa automaticky posielali e-maily na štítky pri ich príchode. Tým sa vaše emaily udržiavajú viac organizované, aj keď môžete riskovať chýbajúce dôležité správy, pretože sa nezobrazia automaticky vo vašich doručených.

Po zadaní kritérií filtra kliknite na položku Vytvoriť filter.

POZNÁMKA: Ak sa rozhodnete poslať správu ako akciu vo filtri, budú ovplyvnené iba nové správy. Všetky existujúce správy, na ktoré sa vzťahuje filter, nebudú preposielané.

Zobrazí sa správa, že filter bol vytvorený. Všimnite si, že na tejto snímke sú všetky správy od tejto osoby označené štítkom "HTG School".

Správy boli tiež označené ako dôležité automaticky (ikony značiek naľavo od odosielateľov sú vyplnené žltou farbou).

Vytvorte nový filter pomocou obrazovky nastavení

Môžete tiež vytvoriť filter v časti "Nastavenia".

Prejdite na obrazovku "Nastavenia", ako bolo popísané vyššie, a kliknite na odkaz "Filtre" v hornej časti.

Zadajte kritériá vyhľadávania a filtrov rovnakým spôsobom ako v predchádzajúcej metóde a v dialógovom okne filtračných možností kliknite na položku Vytvoriť filter.

Namiesto toho, aby ste sa vrátili do priečinka doručenej pošty, vrátite sa na obrazovku Filtre a zobrazí sa nový filter. Môžete upravovať, mazať alebo vyberať, ktoré sa majú exportovať (exportné filtre sa budú diskutovať neskôr v tejto lekcii).

Kliknutím na štítok "Doručená pošta" sa vrátite do doručenej pošty.

Na vytvorenie nového filtra použite špecifickú správu

Môžete tiež vytvoriť filter na základe existujúcej správy. Ak to chcete urobiť, vyberte správu v zozname správ alebo na štítku.

Kliknite na tlačidlo Akcia "Viac" a v rozbaľovacej ponuke vyberte možnosť Filtrovať takéto správy.

Všimnite si, že pole "Od" v dialógu "Filter" je automaticky vyplnené. Zadajte akékoľvek iné kritériá filtra, ktoré chcete, a kliknite na "Vytvoriť filter s týmto vyhľadávaním".

Zadajte kritériá filtrov výberom možností filtrovania v ďalšom dialógovom okne, ako je popísané vyššie.

POZNÁMKA: Túto metódu môžete použiť na nastavenie filtrov na automatické odstránenie neželaných e-mailov, ktoré ste dostali.

Aplikovať rovnaký filter na mnohých odosielateľov

Môžete použiť jeden filter na správu správ z rôznych e-mailových adries. Môžeme napríklad špecifikovať označenie správ od viacerých ľudí s označením "HTG School". Ak to chcete urobiť, otvorte dialógové okno možností vyhľadávania pomocou šípky nadol na poli "Hľadať".

Pridajte každú e-mailovú adresu do poľa Od, oddelené slovom "ALEBO" a kliknite na "Vytvoriť filter s týmto vyhľadávaním".

Ak chcete použiť rovnaký štítok na správy z ktorejkoľvek z týchto e-mailových adries, začiarknite políčko "Použiť označenie" a vyberte požadovaný štítok z kontextového zoznamu. Ak chcete použiť tento filter, kliknite na položku Vytvoriť filter.

POZNÁMKA: Ak chcete použiť tento filter na správy, ktoré ste už dostali z týchto dvoch e-mailových adries, začiarknite políčko "Použiť aj filter na zodpovedajúce konverzácie".

Exportovať a importovať filtre

Teraz, keď ste sa dozvedeli, ako nastaviť filtre, pravdepodobne ste vytvorili niektoré veľmi užitočné filtre, ktoré budete chcieť použiť v iných účtoch Gmailu. Môžete exportovať filtre z jedného účtu a importovať ich do iného.

Exportovať filter

Ak chcete exportovať filter, najskôr prejdite na obrazovku "Filtre" na obrazovke "Nastavenia" (pomocou tlačidla "Nastavenia"). Potom vyberte filter, ktorý chcete exportovať v zozname a kliknite na položku Exportovať.

POZNÁMKA: Môžete si vybrať niekoľko filtrov, ktoré chcete exportovať naraz.

V dialógovom okne Uložiť ako prejdite na miesto, kam chcete filter uložiť. Filter je uložený ako súbor XML s predvoleným názvom, ktorý môžete zmeniť, ak chcete, len nechajte príponu ako.xml a kliknite na tlačidlo "Uložiť".

Teraz máte súbor, ktorý môžete zálohovať, preniesť na iný počítač, zdieľať s priateľom alebo importovať do iného účtu služby Gmail.

Importovanie filtra

Ak chcete do svojho účtu Gmail importovať filter, prejdite na obrazovku "Nastavenia" na stránke Filtre a kliknite na odkaz Importovať filtre.

V časti Import filtre kliknite na položku Vybrať súbor.

POZNÁMKA: Ak sa rozhodnete pre import filtra, kliknite na odkaz "Zrušiť import".

V dialógovom okne "Otvoriť" prejdite na miesto, kde ste uložili exportovaný filter. Vyberte súbor a kliknite na tlačidlo "Otvoriť".

Názov súboru je uvedený vedľa tlačidla "Vybrať súbor". Kliknutím na tlačidlo "Otvoriť súbor" otvorte súbor a importujte do neho filtre.

Po otvorení filtračného súboru sa v poli "Hľadať" zobrazí správa. Môže to chvíľu trvať, podľa toho, koľko filtrov je v súbore.

Zobrazí sa dialógové okno zobrazujúce priebeh procesu vytvárania filtra. Vytvorenie filtrov môžete zrušiť kliknutím na tlačidlo "Zastaviť".

Keď boli filtre vytvorené, zobrazia sa na vašom zozname na obrazovke "Filtre".

Sledujte dôležité e-maily pomocou systému Star

Hviezdny systém služby Gmail vám umožňuje označiť najdôležitejšie e-maily, takže ich môžete ľahko nájsť neskôr. Štandardne sú označenia označené hviezdičkou označené žltou hviezdičkou, ale môžete pridať ďalšie farby a typy hviezd.

Hviezdy sa zobrazia vľavo od mena odosielateľa v priečinku doručenej pošty.

Pridajte hviezdičku do správy

Ak chcete do priečinka doručenej pošty pridať hviezdičku, kliknite na ikonu hviezdičky vedľa názvu odosielateľa, ako je znázornené vyššie.

Do správy môžete pridať aj hviezdičku, kým je otvorená. Ak to chcete urobiť, kliknite na ikonu hviezdičky v pravom hornom rohu správy napravo od dátumu. V rozhovoroch bude vpravo od prvej správy v hornej časti konverzácie.

Ak chcete do správy, ktorú skladáte, pridať hviezdičku, kliknite na šípku "Ďalšie možnosti" v pravom dolnom rohu okna "Kompilovať".

Posuňte kurzor myši na možnosť "Label" a potom z vedľajšej ponuky vyberte položku "Add star".

V štítku "Odoslaná pošta" je odoslaná správa označená hviezdičkou.

Na vaše správy používajte návrhy viacerých hviezd

Služba Gmail vám umožňuje používať viacero farieb a druhov "hviezd" na rozlíšenie správ od seba.

Táto funkcia je užitočná, ak chcete označiť viacero správ s rôznou dôležitosťou. Môžete napríklad použiť purpurová hviezda pre správy, ktoré chcete znova čítať, a červený výkričník pre správy, ktoré musíte sledovať.

Kliknite na tlačidlo Nastavenia a z rozbaľovacej ponuky vyberte položku Nastavenia. Na karte "Všeobecné" prejdite nadol na sekciu "Hviezdičky". Ak chcete pridať rôzne typy hviezd, pretiahnite ikony z časti "Nepoužíva sa" do časti "V používaní". Ak používate viac ako jeden typ hviezdy, kliknutím na ikonu hviezdičky vedľa e-mailovej správy sa budú cyklicky používať všetky používané hviezdičky. Ak označíte správu počas jej otvorenia, použije sa iba prvý typ hviezdičky.

Nájsť správy označené hviezdičkou

Ak chcete zobraziť všetky správy označené hviezdičkou, kliknite na štítok označený hviezdičkou na ľavej strane hlavného okna služby Gmail. Môžete vyhľadávať správy označené hviezdičkou tak, že do poľa "Hľadať" zadáte výraz "je: označený hviezdičkou".

Vyhľadajte správy s určitým typom hviezdy

Ak ste na označenie správ používali niekoľko rôznych typov hviezd, môžete vyhľadávať určitý typ hviezdy. Ak to chcete urobiť, vyhľadajte pomocou názvu "hviezda:" s názvom hviezdy (napr. "Has: red-bang").

Ak chcete zistiť názov konkrétnej hviezdičky, prejdite na kartu Všeobecné na obrazovke Nastavenia a umiestnite kurzor myši na požadovaný typ hviezdičky. Názov hviezdy sa zobrazí v popupu.

V pomocníkovi služby Gmail nájdete aj názov hviezd v téme pomocníka pre rozšírené vyhľadávanie.

Majte správy označené hviezdičkou mimo hlavnej karty

Ak usporiadate doručenú poštu pomocou konfigurovateľných kariet uvedených vyššie v tejto lekcii, sú na karte Primárne aj správy z iných kariet, ktoré sú označené hviezdičkou. Ak nechcete zobrazovať správy označené hviezdičkou z ostatných kariet na karte Primár, môžete túto možnosť vypnúť.

Kliknite na ikonu "+" napravo od kariet.

Na dialógovom okne "Vybrať karty na povolenie" zrušte začiarknutie políčka "Zahrnúť označené hviezdičky do primárneho" a kliknite na tlačidlo Uložiť.

Nasleduje …

Teraz sme tu na konci lekcie 4, ale už ste na ceste k tomu, že ste Gmail pro! Len za štyri krátke dni viete toľko, koľko potrebujete vedieť, aby ste skutočne doručili poštu do schránky a správy sa teraz automaticky dostanú na svoje označené štítky bez vyplnenia doručenej pošty.

V ďalšej lekcii budeme hovoriť o podpisoch a ako udržať váš profil bezpečný a dáta zálohované.