Aplikácia Outlook vám umožňuje vytvárať a upravovať zobrazenia priečinkov mnohými spôsobmi, ako napríklad pridávanie a odstraňovanie stĺpcov alebo zoskupovanie a triedenie správ. Pravidlá môžete tiež použiť na to, aby sa správy aplikácie Outlook zobrazovali rôznymi spôsobmi na základe ich vlastností (napríklad odosielateľa, predmetovej či časovej značky). Toto sa volá podmienené formátovanie, Poďme sa pozrieť na to, ako to funguje.
aktualizovať: Jeden z našich čitateľov upozornil na to, že podmienené formátovanie je k dispozícii iba vo verzii Windows a Windowsnie verzia macOS. Vďaka, Christy!
Začíname
Ak chcete začať s nastavovaním podmieneného formátovania, prejdite na položku Zobraziť> Nastavenia zobrazenia.
Ako fungujú pravidlá
"Pravidlá" sú podmienky, ktoré musia spĺňať správy pre aplikáciu Outlook na formátovanie. V predvolených pravidlách sa napríklad pravidlo "Neprečítané správy" aktivuje, keď je správa označená ako neprečítaná. Keď je toto pravidlo aktivované, aplikácia Outlook použije tučné modré 11-bodové písmo rozhrania Segoe UI na zobrazenie.
Aplikácia Outlook uplatňuje pravidlá v poradí od hornej časti zoznamu. Pravidlá vyššie v zozname majú prednosť pred pravidlami nižšie. Ako to funguje v praxi? Povedzme, že máte dve pravidlá, jednu v hornej časti zoznamu, ktorá mení písmo na zelenú a jednu nižšiu v zozname, ktorá mení písmo na červenú. Ak správa spĺňa podmienky obidvoch pravidiel, písmo bude zmenené na zelenú, pretože toto pravidlo je vyššie v zozname - pravidlo, ktoré nastavuje písmo na červenú, je ignorované.
Pri štandardných pravidlách môžete zmeniť iba písmo. Nemôžete odstrániť predvolené pravidlá alebo presunúť poradie alebo zmeniť podmienky pravidla. Môžete však vypnúť predvolené pravidlá tým, že ich zrušíte v zozname Pravidlá pre toto zobrazenie.
Ako pridať nové pravidlo
V okne podmieneného formátovania kliknite na tlačidlo "Pridať". Do zoznamu sa pridá nové pravidlo s názvom "Untitled". Zadajte pravidlo meno a potom kliknite na tlačidlo "Podmienka".
Ak to chcete urobiť, najprv kliknite na tlačidlo "Od", ktoré otvorí adresár a vyberte kontakt.
- Bola priradená určitá kategória
- Je čítané alebo neprečítané
- Má prílohy alebo žiadne prílohy
- Označuje sa ako vysoká, normálna alebo nízka priorita
- Označili ste ho, niekto iný, nikto, alebo ste označili ako úplnú
- Text, ktorý hľadáte, musí zodpovedať prípadu
- Je to konkrétna veľkosť, väčšia alebo menšia ako určitá veľkosť alebo medzi dvoma veľkosťami
Prepnite na kartu "Rozšírené" a môžete vytvoriť zložité podmienky.
- kedykoľvek
- včera
- dnes
- zajtra
- Za posledných 7 dní
- V nasledujúcich 7 dňoch
- Minulý týždeň
- Tento týždeň
- Budúci týždeň
- Minulý mesiac
- Tento mesiac
- Ďalší mesiac
- na
- Po alebo po
- On alebo pred
- medzi
- existuje
- Neexistuje
A ďalšie polia, ktoré si môžete vybrať ponúkajú podobné množstvo možností.
Vyberte svoju podmienku, pridajte hodnotu a kliknite na tlačidlo "Pridať do zoznamu".
Môžete nastaviť viaceré podmienky v pravidle, aby ste získali čo najaktuálnejšie veci. Chcete, aby sa správy v programe Outlook zobrazovali v červenom písme 16pt, ak sú z určitého kontaktu, prijaté v posledných siedmich dňoch, obsahujú v predmete určité slovo, a obsahuje prílohu? Žiadny problém.
Ako odstrániť pravidlo
Ak ste vytvorili pravidlo a už ho nechcete, je možné ho ľahko odstrániť. V okne podmieneného formátovania vyberte pravidlo, ktoré chcete odstrániť, a kliknite na tlačidlo Odstrániť. Nezabudnite, že môžete odstrániť iba pravidlá, ktoré ste vytvorili - nie predvolené štandardné pravidlá aplikácie Outlook.
