Väčšina e-mailových služieb poskytuje spôsob, ako odoslať automatickú odpoveď na prichádzajúce správy, keď nie ste schopní skontrolovať e-mail. Tu je návod na nastavenie dovolenkového respondenta pre najobľúbenejšie e-mailové služby.
Pokiaľ ide o nastavenie dovolenkového respondenta, ste v jednej z niekoľkých lodí:
- Buď máte účet Gmail, účet Microsoft (outlook.com, live.com alebo hotmail.com) alebo účet Yahoo, ktorý podporuje respondentov.
- Ste pripojení k serveru Microsoft Exchange a môžete použiť Pomocníka mimo kancelárie.
- Máte e-mailový účet POP3 / IMAP, ktorý nepodporuje respondentov, možno od vášho poskytovateľa internetu alebo inej služby.
Ukážeme vám, ako nastaviť odpoveď pre dovolenku v službe Gmail, Yahoo, Windows 10 Mail (pre účty Microsoft), Outlook.com, Outlook pre Windows (pre účty IMAP a POP3), Exchange a dokonca aj v programe Apple Mail for Mac (pre účty IMAP a POP3).
Nastavenie hosťujúceho respondenta v službe Gmail
Pre tých z vás, ktorí majú adresu v službe Gmail, alebo dokonca spustite malú spoločnosť, ktorá používa službu Google Apps, je jednoduché nastavenie dovolenkového respondenta v službe Gmail. Stačí sa prihlásiť do účtu Gmail, kliknúť na ponuku Nastavenia v pravom hornom rohu obrazovky a vybrať položku Nastavenia. Po otvorení stránky Nastavenia na novej karte prejdite nadol, kým sa nezobrazí časť s názvom Respondent na dovolenku. Možnosti sú veľmi intuitívne. Jednoducho zapnite odpoveď na dovolenku, vyberte možnosť Prvý deň a Posledný deň (ak je to vhodné) a zadajte predmet a správu. Ak nechcete, aby odpoveď na dovolenku vyšla komukoľvek, kto vám poslal e-mail, začiarknite políčko Odoslať iba odpoveď ľuďom v mojich kontaktoch, aby ste povolili odpoveď na dovolenku iba ľuďom zo zoznamu kontaktov Google.
Nastavenie odpoveď na dovolenku v službe Yahoo
Ak chcete nastaviť odpoveď na dovolenku v službe Yahoo Mail, otvorte prehliadač a prihláste sa do svojho účtu Yahoo Mail. Potom kliknite na ikonu ozubeného kolieska v pravom hornom rohu okna prehliadača a v rozbaľovacej ponuke kliknite na položku Nastavenia. V dialógovom okne Nastavenia kliknite na položku "Odpoveď dovolenky" v zozname možností naľavo a začiarknite políčko "Povoliť automatickú odpoveď počas týchto dátumov (vrátane)". Vyberte dátum Od a Do dátumu a zadajte automatickú odpoveď, ktorú chcete odoslať. Ak chcete odoslať inú odpoveď do jednej alebo viacerých konkrétnych domén, začiarknite políčko "Rôzne odpovede na e-maily tvoria konkrétnu doménu", zadajte domény a zadajte správu, ktorá sa má odoslať do e-mailov z týchto domén.
Yahoo tiež umožňuje mať rôzne e-mailové odpovede na základe toho, kto to bude. Jednoducho začiarknite políčko Rôzne odpovede na e-maily z konkrétnej domény a pridajte e-mailové domény, pre ktoré chcete mať inú odpoveď.
Ak ste skončili, kliknite na tlačidlo Uložiť v spodnej časti dialógového okna Nastavenia. Vaša odpoveď na dovolenku sa automaticky odošle počas zadaných dátumov.
Nastavenie automatických odpovedí v systéme Windows 10 Mail for Microsoft Email Accounts
Systém Windows 10 Mail umožňuje nastaviť odpoveď na dovolenku pre e-mailové účty spoločnosti Microsoft, vrátane účtov outlook.com, live, com, hotmail.com a Office 365. Ak chcete nastaviť odpoveď na dovolenku v systéme Windows 10 Mail, otvorte aplikáciu a kliknite na ikonu ozubeného kolieska v ľavom dolnom rohu okna. Potom kliknite na položku Automatické odpovede na paneli Nastavenia, ktorý sa vysunie napravo, a z rozbaľovacej ponuky "Vybrať účet" vyberte účet, pre ktorý chcete odoslať automatické odpovede. Kliknite na posúvač "Odoslať automatické odpovede", takže sa zmení na tmavosivú farbu a prečíta sa. Do poľa pod tlačidlom posúvača zadajte správu, ktorú chcete odoslať ako automatickú odpoveď. Ak chcete, aby bola odpoveď odoslaná len ľuďom zo zoznamu kontaktov, začiarknite políčko Odoslať iba odpovede na moje kontakty. Môžete nastaviť automatické odpovede pre všetky podporované účty v službe Pošta, musíte to však urobiť samostatne.
Nastavenie automatickej odpovede v programe Outlook.com
Ak chcete nastaviť automatickú odpoveď v programe Outlook.com, prejdite na stránku https://www.outlook.com vo vašom obľúbenom prehliadači a prihláste sa na e-mailový účet spoločnosti Microsoft, z ktorého chcete odoslať automatickú odpoveď. Potom kliknite na ikonu ozubeného kolieska v pravom hornom rohu stránky Outlook.com a z rozbaľovacej ponuky vyberte možnosť Automatické odpovede. Kliknite na odkaz Odoslať automatické odpovede na paneli, ktorá sa vysunie na pravej strane okna. Nastavte čas začiatku a koniec a zadajte správu, ktorú chcete automaticky odoslať. Vyberte ľubovoľné ďalšie možnosti, ako napríklad, či chcete, aby automatické odpovede boli odosielané iba ľuďom vo vašom zozname kontaktov alebo všetkým, ktorí vás posielajú e-mailom.
Po dokončení nastavenia automatickej odpovede kliknite na tlačidlo "OK" v hornej časti okna. Vaša vlastná správa sa automaticky vypne počas časového obdobia, ktoré ste nastavili ako odpoveď na prijaté e-maily, ktoré spĺňajú požiadavky, ktoré ste nastavili.
POZNÁMKA: Môžete používať iba aplikáciu Outlook.com s účtami Microsoft email accounts-live.com, outlook.com, hotmail.com a msn.com.
Nastavenie odpovede na dovolenku Microsoft Exchange Server v programe Outlook
Ak ste pripojení k serveru Microsoft Exchange Server (zvyčajne vo vašom zamestnaní), budete môcť využívať službu Out of Office Assistant, čo je tá istá vec ako Respondent dovolenky.Ak to chcete nastaviť, kliknite na kartu "Súbor" a zadajte zobrazenie zákulisia a kliknite na tlačidlo "Automatické odpovede".
Nastavenie respondenta dovolenky pre účty IMAP alebo POP3 v programe Outlook pre systém Windows
Ak nie ste pripojený k serveru Exchange v rámci vašej úlohy, ale možno používate program Outlook doma, môžete nastaviť dovolenku responder priamo cez Outlook. To však funguje len vtedy, keď počítač zostane v prevádzke počas vašej práce, takže je najlepšie skontrolovať a zistiť, či Váš e-mailový účet podporuje respondentov na dovolenku v službe webmail. Ak tomu tak nie je, Outlook to urobí.
Ak chcete nastaviť príjemcu odpoveď v programe Outlook pre systém Windows, musíte najprv nastaviť šablónu e-mailu so správou, ktorú chcete odoslať. Ak chcete vytvoriť šablónu e-mailu, v podstate vytvoríte novú e-mailovú správu, zadajte správu, ktorú chcete uložiť (bez možnosti Komu, Kópia, Skrytá kópia alebo Predmet) a uložte správu ako šablónu programu Outlook. Po vytvorení šablóny e-mailu vytvorte pravidlo, ktoré automaticky posiela túto šablónu e-mailu na e-maily prijaté počas určitého časového obdobia.
Teraz, keď vám niekto pošle e-mail, vybraná šablóna sa im automaticky odošle počas zadaného časového intervalu.
Nastavenie odpovede mimo kancelárií v aplikácii Apple Mail for Mac (IMAP alebo POP3)
Služba Apple Mail nemá zabudovanú funkciu pre odpoveď mimo kancelárie, ale môžete nastaviť jedno alebo viac pravidiel na automatické odosielanie vlastných odpovedí na prichádzajúce e-maily pre akýkoľvek účet IMAP alebo POP3, ktorý ste pridali do aplikácie. Ak chcete nastaviť odpoveď mimo kanceláriu pre e-mailový účet v službe Apple Mail, nastavte pravidlo na obrazovke Pravidlá v dialógovom okne Predvoľby (prejdite na položku Pošta> Predvoľby a potom kliknite na tlačidlo "Pravidlá") a špecifikujte podmienky, ktoré je potrebné (účet, pre ktorý chcete odoslať automatické odpovede) a akciu, ktorá sa má vykonať (odpoveď na správu s konkrétnym textom správy). Môžete tiež pridať ďalšie podmienky, ako napríklad skontrolovať, či je odosielateľ vo vašich kontaktoch alebo nie, alebo že skontrolujete, či má pole Komu konkrétnu e-mailovú adresu.
Pravidlo pre odpoveď mimo kancelárie, ktoré vytvoríte, môže byť aktívne alebo neaktívne na obrazovke Pravidiel zaškrtnutím alebo zrušením začiarknutia políčka vedľa pravidla. Pretože nemôžete nastaviť rozsah dátumov pre pravidlo, musíte pravidlo ručne zapnúť, keď ho chcete spustiť, a potom ho vypnúť, ak nechcete, aby už bežal. Takže sa uistite, že ste zrušili začiarknutie políčka pre pravidlo v dialógovom okne Predvoľby, keď sa vrátite z dovolenky alebo pracovnej cesty.
Pokiaľ je pravidlo aktívne, každý prijatý e-mail, ktorý spĺňa vybraté podmienky, dostane odpoveď na vlastnú správu, ktorú ste nastavili. Každý odosielateľ dostane automatickú odpoveď pri každom odoslaní e-mailu.
POZNÁMKA: Aby ste spustili pravidlo, musíte nechať Apple Mail na počítači Mac otvorený. Ak zatvoríte službu Apple Mail, automatické odpovede sa neodoslú, ale po otvorení aplikácie Apple Mail a prijímaní e-mailových správ vo vašom doručenej pošte pre účet vybraný v pravidle. Bolo by lepšie nastaviť odpoveď na dovolenku v nastaveniach webovej pošty svojej e-mailovej služby, ak sú k dispozícii, takže nemusíte nechať počítač zapnutý.
