Získanie stretnutia spolu so správnymi účastníkmi môže byť frustrujúce. Musíte nájsť čas k dispozícii všetkým. Potom musíte nájsť voľnú miestnosť. Potom dúfajme, že účastníci neposielajú žiadosť o stretnutie niekomu inému, ktorý sa nemusí zúčastniť, alebo, horšie, posielajú stretnutie podriadenému, aby sa zúčastnil. Nemôžeme nútiť ľudí, aby boli slobodní, a nemôžeme vás vycvičiť v zasadacej miestnosti, ale ak používate program Outlook, môžeme vám ukázať, ako zabrániť tomu, aby ľudia postúpili vašu žiadosť o stretnutie. Pozrime sa.
aktualizovať: Jeden z našich čitateľov upozornil, že táto technika je k dispozícii iba vo verzii Windows a Windowsnie verzia macOS. Ďakujeme, že ste to ukázali, Floris!
Zastaviť odoslanie žiadosti zo služby Outlook alebo aplikácie Outlook Web App
Zastavenie odosielania žiadosti o schôdzku je rovnako jednoduché ako prevrátenie jedného nastavenia pred odoslaním žiadosti.
V plnom klientovi programu Outlook s otvorenou požiadavkou na schôdzku prejdite na kartu "Stretnutie". Kliknite na tlačidlo "Možnosť odpovede" a potom kliknite na prepínač "Povoliť presmerovanie" v rozbaľovacej ponuke a vypnite ju (v predvolenom nastavení je zapnuté).
Takže čo sa stane, ak sa niekto pokúsi dopredu požiadať o stretnutie?
Tri veci sa môžu stať, keď sa niekto pokúsi poslať správu, na ktorej ste vypnuli možnosť "Povoliť presmerovanie":
- Ak váš účastník používa rovnakú verziu programu Outlook ako vy (a ak pracujú pre rovnakú spoločnosť, je veľmi pravdepodobné, že sú), potom im nebude poskytnutá možnosť postúpiť žiadosť o schôdzu.
- Ak sú na staršej verzii programu Outlook, potom budú môcť poslať požiadavku na stretnutie, ale Microsoft Exchange zablokuje doručenie a posiela účastníkovi správu "nedoručiteľnú".
- Ak používajú e-mailový systém, ktorý nepatrí spoločnosti Microsoft, ako napríklad Gmail, budú môcť ďalej posielať žiadosť o schôdzu bez akýchkoľvek obmedzení. Je to preto, že systémy tretích strán nemajú žiadnu povinnosť rešpektovať príznak "nepredávať" spoločnosť Microsoft. V budúcnosti je možné, že sa začnú rešpektovať (to je často "poškriabaniu môjho chrbta, a ja sa poškriabem vaša" situácia, kde niekto ako Google chce Outlook rešpektovať vlajku špecifické pre Gmail, takže dohoda je hotovo ), ale je tiež úplne možné, že žiadny systém okrem programu Outlook nebude vždy rešpektovať vlajku.
Napriek tomu, ak nastavujete stretnutia s ľuďmi vo vašej organizácii, malo by to fungovať dobre.