Ako obmedziť veľkosť dokumentu programu Microsoft Word

Obsah:

Ako obmedziť veľkosť dokumentu programu Microsoft Word
Ako obmedziť veľkosť dokumentu programu Microsoft Word

Video: Ako obmedziť veľkosť dokumentu programu Microsoft Word

Video: Ako obmedziť veľkosť dokumentu programu Microsoft Word
Video: How to Disable Windows 8.1 Lock Screen - YouTube 2024, Marec
Anonim
Dokumenty programu Word môžu získať obrovské, nezvyčajne dlhé a zložité dokumenty s množstvom vstavaných obrázkov, písiem a iných objektov. Zdá sa však, že dokumenty môžu vyrastať z ruky za zdanlivo žiadny dôvod vôbec. Ak máte čo do činenia s obrovským dokumentom, tu je niekoľko vecí, ktoré môžete pokúsiť znížiť jeho veľkosť súboru.
Dokumenty programu Word môžu získať obrovské, nezvyčajne dlhé a zložité dokumenty s množstvom vstavaných obrázkov, písiem a iných objektov. Zdá sa však, že dokumenty môžu vyrastať z ruky za zdanlivo žiadny dôvod vôbec. Ak máte čo do činenia s obrovským dokumentom, tu je niekoľko vecí, ktoré môžete pokúsiť znížiť jeho veľkosť súboru.

Keď máte dokument programu Word, ktorý je príliš veľký, prvá vec, ktorú skúsite, je kompresia obrázkov v ňom. Je to čiastočne preto, že stránky ako How-To Geek napísali komplexné články, ktoré vysvetľujú, ako to urobiť, a čiastočne preto, že obrázky vždy vyzerajú, že narazia na veľkosť dokumentov Word nad rámec rozumu. Mali by ste pokračovať ďalej a postupovať podľa tipov, ktoré sme napísali v tomto článku, pretože ak máte obrázky, pomôžu vám.

Ale ak nemáte obrázky, alebo ste tieto tipy dodržiavali a museli by ste zmenšiť veľkosť súboru viac, máme vás pokryté. Máme veľa tipov na zdieľanie, takže sme ich rozdelili na veci, ktoré určite pomôžu znížiť veľkosť dokumentu programu Word, veci, ktoré vám môžu pomôcť, a niektoré bežne navrhované tipy, s ktorými by ste nemali obťažovať,

Začnime.

Tipy, ktoré určite pomôžu znížiť veľkosť dokumentu

Nie každý tip, ktorý nájdete, vám bude užitočný. Niekedy je to preto, lebo sa nevzťahujú na vašu situáciu (ak nemáte žiadne obrázky, potom tipy na kompresiu obrázkov nebudú používať), ale niekedy sú tipy jednoducho nesprávne. Vyskúšali sme všetky tipy v tejto časti, takže vieme, že fungujú.

Preveďte dokument do formátu DOCX

Spoločnosť Microsoft uvoľnila formát DOCX v balíku Office 2007, takže ak stále používate formát.doc, je čas na konverziu. Novší typ súboru.docx v podstate funguje ako súbor ZIP komprimovaním obsahu dokumentu, takže jednoduchým prevodom súboru.doc na formát.docx sa zmenší váš dokument. (Platí to aj pre iné formáty Office, ako je Excel (.xls až.xslx), PowerPoint (.ppt až.pptx) a Visio (.vsd až.vsdx).)

Ak chcete konvertovať súbor.doc, otvorte ho v programe Word a kliknite na položku Súbor> Info> Konvertovať.

Kliknite na tlačidlo "OK" na výzve, ktorá sa zobrazí, kliknite na tlačidlo "Uložiť" a Word prevádza váš dokument na.docx. Aplikácia Word vykoná túto konverziu tak, že vytvorí úplne novú verziu dokumentu v novom formáte, takže stále bude k dispozícii vaša stará verzia.doc.
Kliknite na tlačidlo "OK" na výzve, ktorá sa zobrazí, kliknite na tlačidlo "Uložiť" a Word prevádza váš dokument na.docx. Aplikácia Word vykoná túto konverziu tak, že vytvorí úplne novú verziu dokumentu v novom formáte, takže stále bude k dispozícii vaša stará verzia.doc.

Vyskúšali sme to s príkladom súboru.doc s veľkosťou 20 strán, ktorý obsahoval šesť obrázkov, rôzne tabuľky a značky formátovania. Pôvodný súbor.doc bol 6 001 kB, ale konvertovaný súbor.docx vážil iba na 721 kB. To je 12% pôvodnej veľkosti. Nič iné, ktoré navrhujeme nižšie, nepomôže viac, aby sa zmenšila veľkosť súboru, takže ak máte súbory.doc, ktoré môžete previesť na.docx, môže sa vaša práca vykonať.

Vložte svoje obrázky namiesto ich kopírovania a vkladania

Pri kopírovaní a vložení obrázka do dokumentu, Word robí určité predpoklady, ako s ním riešiť. Jedným z týchto predpokladov je, že chcete vložiť obrázok do formátu BMP, čo je veľký typ súboru alebo niekedy aj PNG, ktorý je dosť veľký. Jednoduchou alternatívou je namiesto toho vložiť obrázok do editovacieho programu, uložiť ho ako menší formát ako JPG a potom použiť Vložiť> Obrázok na vloženie obrázku do dokumentu.

Prilepením malého snímku obrazovky priamo do iného prázdneho dokumentu programu Word sa veľkosť dokumentu pohybuje od 22 KB do 548 KB.

Prilepenie tejto obrazovky do aplikácie Malovanie, uloženie ako JPG a vloženie súboru JPG do prázdneho dokumentu spôsobilo, že dokument preskočí len na 331 KB. To je o niečo viac ako o 40% menšie. Ešte lepšie, vďaka použitiu formátu GIF bol dokument, ktorý bol o viac ako 60% menší. Zmenený, to je rozdiel medzi dokumentom s veľkosťou 10 MB a dokumentom s veľkosťou 4 MB.
Prilepenie tejto obrazovky do aplikácie Malovanie, uloženie ako JPG a vloženie súboru JPG do prázdneho dokumentu spôsobilo, že dokument preskočí len na 331 KB. To je o niečo viac ako o 40% menšie. Ešte lepšie, vďaka použitiu formátu GIF bol dokument, ktorý bol o viac ako 60% menší. Zmenený, to je rozdiel medzi dokumentom s veľkosťou 10 MB a dokumentom s veľkosťou 4 MB.

Samozrejme, nemôžete s tým vždy uniknúť. Niekedy budete potrebovať lepšiu kvalitu obrázkov, ktoré formáty ako BMP a PNG ponúkajú. Ale ak je to malý obrázok alebo nepotrebujete super kvalitu, použite formát s nižšou hmotnosťou a vkladanie obrázka vám môže pomôcť.

Počas ukladania obrázka urobte úpravy

Pri úprave obrázka v programe Word sa uložia všetky úpravy obrázkov ako súčasť dokumentu. Prostriedky, ak orezanie obrázka vo svojom dokumente, Word stále zachováva úplný pôvodný obrázok. Zmena obrázka na čiernobielu a Word stále zachováva pôvodný plne farebný obraz.

To zbytočne zvyšuje veľkosť dokumentu, takže ak ste urobili zmeny v obrázkoch a ste si istí, že tieto obrázky nemusíte vracať, môžete mať Word zlikvidované údaje o úpravách.

Ale lepšie ako odstrániť zbytočné dáta z vášho dokumentu, nemáte v prvom rade tie zbytočné údaje vo vašom dokumente. Akékoľvek úpravy, ktoré môžete urobiť, dokonca aj jednoduché, ako je orezanie alebo pridanie šípky, sa najlepšie vykonajú v editore obrázkov pred vložením obrázka do dokumentu.

Komprimujte všetky svoje obrázky v jednom kroku

Áno, na začiatku sme povedali, že tento článok sa týka ostatné spôsoby, ako znížiť veľkosť súboru, ale väčšina článkov na túto tému vám povie, ako stlačiť svoje obrázky po jednom (vrátane nášho článku), a tu v programe How-To Geek sa všetci snažíme nájsť lepšie spôsoby, ako robiť veci.

Kliknite na položku Súbor> Uložiť ako> Ďalšie možnosti. (Ak máte zapnutú funkciu OneDrive s automatickým ukladaním, môžete mať skratku "Uložiť kópiu" a nie ako "Uložiť ako".)

Otvorí sa dialógové okno Uložiť ako, kde získate prístup k niektorým ďalším možnostiam. Kliknite na položku Nástroje> Komprimovať obrázky.
Otvorí sa dialógové okno Uložiť ako, kde získate prístup k niektorým ďalším možnostiam. Kliknite na položku Nástroje> Komprimovať obrázky.
Tým sa otvorí panel "Kompresia obrázkov", v ktorom sa môžete rozhodnúť, akú kompresiu chcete aplikovať na všetky svoje obrázky naraz.
Tým sa otvorí panel "Kompresia obrázkov", v ktorom sa môžete rozhodnúť, akú kompresiu chcete aplikovať na všetky svoje obrázky naraz.
Možnosť "Použiť len na tento obrázok" je sivá, pretože ide o nástroj typu "všetko alebo nič" - všetky obrázky budú mať tieto možnosti pri ukladaní dokumentu alebo nikto z nich nebude. Takže ak chcete vybrať rôzne možnosti pre rôzne obrázky, nebude to pre vás fungovať. Ale ak chcete skomprimovať všetky svoje obrázky naraz, je to možnosť použiť.
Možnosť "Použiť len na tento obrázok" je sivá, pretože ide o nástroj typu "všetko alebo nič" - všetky obrázky budú mať tieto možnosti pri ukladaní dokumentu alebo nikto z nich nebude. Takže ak chcete vybrať rôzne možnosti pre rôzne obrázky, nebude to pre vás fungovať. Ale ak chcete skomprimovať všetky svoje obrázky naraz, je to možnosť použiť.

Vyberte svoje voľby, kliknite na tlačidlo "OK" a potom uložte novú verziu dokumentu so všetkými komprimovanými obrázkami.

Zastaviť vloženie písma do dokumentu

Pokiaľ nepoužívate nezvyčajné písmo z ďalekej vzdialenosti galaxie, je takmer isté, že ktokoľvek, s kým zdieľa váš dokument, ho bude môcť prečítať pomocou svojej kópie aplikácie Word (alebo bezplatnej alternatívy ako napríklad Libre Office). Takže prečo by ste chceli, aby ste vo vašom súbore strácali miesto vložením písma? Zastavte to tak, že prejdete na možnosť Súbor> Možnosti> Uložiť a vypnúť možnosť "Vložiť písma do súboru".

Možno si myslíte, že to nebude mať veľký rozdiel, ale vy by ste sa mýlili. Ak máte zapnuté písanie a máte vypnutú možnosť "Do not embed common system fonts", rozdiel vo veľkosti súboru je takmer 2 MB. Dokonca aj pri zapnutom "Nezadávajte bežné systémové písma" (čo znamená, že fonty ako Calibri, Arial, Courier New, Times New Roman a tak ďalej nie sú zahrnuté), súbor je stále takmer o 1,3 MB väčší.
Možno si myslíte, že to nebude mať veľký rozdiel, ale vy by ste sa mýlili. Ak máte zapnuté písanie a máte vypnutú možnosť "Do not embed common system fonts", rozdiel vo veľkosti súboru je takmer 2 MB. Dokonca aj pri zapnutom "Nezadávajte bežné systémové písma" (čo znamená, že fonty ako Calibri, Arial, Courier New, Times New Roman a tak ďalej nie sú zahrnuté), súbor je stále takmer o 1,3 MB väčší.
Takže áno, zastavte vloženie písma do dokumentu.
Takže áno, zastavte vloženie písma do dokumentu.

Zastavte vkladanie iných súborov, ak môžete

Nedávno sme vám ukázali, ako vložiť alebo prepojiť tabuľku programu Excel do dokumentu programu Word (a môžete to robiť aj s inými súbormi, ako sú prezentácie v programe PowerPoint alebo diagramy Visio). Ak sa môžete pripojiť k tabuľke namiesto jej vloženia, ušetríte väčšinu veľkosti súboru programu Excel. Nebudete to všetko uložiť, pretože prepojená tabuľka bude naďalej pridávať určitú veľkosť, ale váš dokument bude oveľa menší s odkazom, ako je úplné vloženie. Samozrejme, že existujú nevýhody k prepojeniu, rovnako ako výhody, takže si iste prečítajte tento článok, aby ste ich pochopili skôr, ako to urobíte.

Zastavenie ukladania miniatúry dokumentu

Späť v priebehu dňa, Word vám umožní uložiť miniatúrny obrázok dokumentu tak, aby systém Windows mohol zobraziť ukážku v programe Prieskumník súborov. V týchto dňoch môže aplikácia File Explorer to urobiť sama o sebe a nepotrebuje pomoc od programu Word, ale vo vašom dokumente stále existuje možnosť. V našom testovacom dokumente 721 kB sa táto možnosť zmenila veľkosť súboru na 3247 KB. To je 4,5 násobok veľkosti pôvodného súboru - za nič. Toto nastavenie nájdete v ponuke Súbor> Info> Vlastnosti> Rozšírené vlastnosti.

Vypnite políčko Uložiť miniatúry pre všetky dokumenty programu Word a kliknite na tlačidlo OK.
Vypnite políčko Uložiť miniatúry pre všetky dokumenty programu Word a kliknite na tlačidlo OK.
Názov tejto možnosti je trochu zavádzajúci, pretože jej vypnutie tu ovplyvňuje len otvorený dokument, aj keď sa hovorí "všetky dokumenty programu Word". Ak je táto možnosť predvolene zapnutá pri vytváraní dokumentu, potom "bude potrebné ho vypnúť v šablóne Normal.dotx a spoločnosť Microsoft poskytla vynikajúce pokyny na to, ak si nie ste istý ako.
Názov tejto možnosti je trochu zavádzajúci, pretože jej vypnutie tu ovplyvňuje len otvorený dokument, aj keď sa hovorí "všetky dokumenty programu Word". Ak je táto možnosť predvolene zapnutá pri vytváraní dokumentu, potom "bude potrebné ho vypnúť v šablóne Normal.dotx a spoločnosť Microsoft poskytla vynikajúce pokyny na to, ak si nie ste istý ako.

Toto nastavenie môžete tiež vypnúť v dialógovom okne Uložiť ako, kde sa nazýva mierne správnejší ukladací náhľad.

Image
Image

Odstráňte osobné a skryté informácie z dokumentu

Nielen, že osobné informácie pridávajú k veľkosti vášho dokumentu, ale tiež potenciálne dávajú čitateľom informácie, ktoré nechcete mať. Môžu tiež existovať informácie, ktoré boli naformátované ako skryté, a ak nepotrebujete tento skrytý text v dokumente, prečo sa ho zbaviť?

Odstráňte tieto nepotrebné informácie z dokumentu smerom na položku Súbor> Info> Kontrola problémov a potom kliknite na tlačidlo "Kontrola dokumentu".

Uistite sa, že je zapnutá možnosť "Vlastnosti dokumentu a osobné informácie" a potom kliknite na položku "Inšpekcia". Po dokončení spustenia inštalačného programu kliknite na položku "Odstrániť všetko" v časti "Vlastnosti dokumentu a osobné informácie".
Uistite sa, že je zapnutá možnosť "Vlastnosti dokumentu a osobné informácie" a potom kliknite na položku "Inšpekcia". Po dokončení spustenia inštalačného programu kliknite na položku "Odstrániť všetko" v časti "Vlastnosti dokumentu a osobné informácie".
Táto akcia znížila veľkosť súboru testov o 7 KB, takže nie je obrovská suma. Je však dobré odstrániť osobné údaje zo súborov, takže by ste to pravdepodobne mali urobiť. Upozorňujeme vás, že po odstránení týchto údajov nemôžete tieto údaje obnoviť, a preto sa uistite, že ste spokojní s tým, aby ste ich odstránili. Môžete urobiť to isté pre voľby "Neviditeľný obsah" a "Skrytý text", ale tento súbor bude zmenšený len vtedy, ak máte skrytý obsah.
Táto akcia znížila veľkosť súboru testov o 7 KB, takže nie je obrovská suma. Je však dobré odstrániť osobné údaje zo súborov, takže by ste to pravdepodobne mali urobiť. Upozorňujeme vás, že po odstránení týchto údajov nemôžete tieto údaje obnoviť, a preto sa uistite, že ste spokojní s tým, aby ste ich odstránili. Môžete urobiť to isté pre voľby "Neviditeľný obsah" a "Skrytý text", ale tento súbor bude zmenšený len vtedy, ak máte skrytý obsah.

Vypnúť automatické obnovenie (ak sa rozhodnete)

Jednou z skvelých funkcií programu Word - v skutočnosti jednou z najdôležitejších funkcií každej aplikácie balíka Office je automatické obnovenie.Táto funkcia umožňuje pravidelné zálohovanie súborov pri práci, takže ak sa zlyhanie programu Word alebo počítač neočakávane reštartuje (napríklad keď systém Windows vykoná aktualizáciu systému cez noc), pri nasledujúcom spustení sa zobrazí automaticky obnovené verzie otvorených dokumentov Word. Samozrejme, všetky tieto verzie pridávajú do veľkosti vášho súboru, takže ak vypnete automatické obnovenie, súbor bude menší.

Prejdite na položku Súbor> Voľby> Uložiť a vypnúť možnosť "Uložiť informácie o automatickom obnovení každých [x minút]".

Nebude to mať okamžitý rozdiel, ale zastaví sa pridávanie nových verzií automatického obnovenia do súboru počas jeho práce.
Nebude to mať okamžitý rozdiel, ale zastaví sa pridávanie nových verzií automatického obnovenia do súboru počas jeho práce.

Stačí upozorniť, že už nebudete mať verzie automatického obnovenia, ak sa Word neočakávane zhroutí alebo zatvorí, stratíte všetku prácu od posledného uloženia.

Skopírujte všetko do úplne nového dokumentu

Keď pracujete na dokumente, program Word ukladá na pozadí rôzne veci, ktoré vám pomôžu. Ukázali sme, ako ich vypnúť tam, kde je to možné, a ako odstrániť údaje, ktoré zhromažďuje program Word, ale pravdepodobne budú stále vo vašom dokumente veci, ktoré nepotrebujete. Ak sa ocitnete v takomto prípade, že máte takýto tvar creepu, môžete vytvoriť nový dokument a potom všetko skopírovať.

Začnite tým, že vytvoríte nový prázdny dokument. Vyberte celý obsah aktuálneho dokumentu stlačením klávesov Ctrl + A. V novom dokumente stlačte klávesy Ctrl + V na vloženie všetkého. Toto kopíruje celý text, sekcie, formátovanie, možnosti rozloženia stránky, číslovanie stránok - všetko, čo potrebujete.

Váš nový dokument nebude mať žiadne predchádzajúce ukladanie pozadia, informácie o automatickom obnovení alebo predchádzajúce verzie, čo by malo znížiť veľkosť súboru.

Majte to na pamäti, skopírujete všetky údaje na úpravu obrázkov, aby ste ich mohli najprv odstrániť z pôvodného dokumentu, skôr ako skopírujete všetko do nového dokumentu. Ak tomu tak nie je, nie je to veľký problém. Stále ho môžete odstrániť z nového dokumentu.

Nemôžeme vám povedať, koľko to ušetrí, pretože to môže byť niečo od niekoľkých kilobajtov až po veľa megabajtov, ale vždy stojí za to robiť, ak chcete z dokumentu vytlačiť toľko tuku.

Ako bonus sme tiež videli túto kópiu / vložiť do nového dokumentu trik vyriešiť zvláštne chyby v dokumentoch Word, ktoré boli ťažko vysledovateľné inak.

Tipy to sila Pomôžte znížiť veľkosť dokumentu

Niektoré tipy vyzerajú, že by pomohli, ale nemohli sme s nimi dosiahnuť pozitívny výsledok. Nehovoríme, že to nepomôže znížiť veľkosť súboru, ale vyzerá to, že budete potrebovať určitý súbor okolností, aby ste z nich mali prospech. Dôrazne odporúčame, aby ste najskôr vyskúšali tipy z predchádzajúcej časti a potom ich dajte, ak to budete potrebovať.

Vypnúť pozadie šetrí

Čím komplikovanejší dokument a čím dlhšie to bolo od jeho uloženia, tým dlhšie to môže trvať, kým kliknete na tlačidlo "Uložiť". Aby ste to mohli pomôcť, program Word má nastavenie v ponuke Súbor> Možnosti> Rozšírené s názvom Povoliť uloženie na pozadí.

Toto nastavenie je v predvolenom nastavení povolené a dokument sa ukladá na pozadí počas jeho práce. Myšlienka je, že po kliknutí na tlačidlo "Uložiť" sa uloží menej zmien a tým sa ušetrí oveľa rýchlejšie. To je do značnej miery návrat k dňom, kedy Word prevzal proporcionálne väčšie množstvo systémových prostriedkov a na moderné systémy, pravdepodobne sa to nevyžaduje, najmä ak nepoužívate editáciu veľmi dlhých alebo zložitých dokumentov.
Toto nastavenie je v predvolenom nastavení povolené a dokument sa ukladá na pozadí počas jeho práce. Myšlienka je, že po kliknutí na tlačidlo "Uložiť" sa uloží menej zmien a tým sa ušetrí oveľa rýchlejšie. To je do značnej miery návrat k dňom, kedy Word prevzal proporcionálne väčšie množstvo systémových prostriedkov a na moderné systémy, pravdepodobne sa to nevyžaduje, najmä ak nepoužívate editáciu veľmi dlhých alebo zložitých dokumentov.

Porota rozhodne o tom, či to má vplyv na veľkosť súboru. Ponechanie otvoreného dokumentu s týmto nastavením nezmenilo veľkosť nášho testovacieho dokumentu (pri súčasnom zapnutí automatického obnovenia urobil zvýšiť veľkosť súboru). Zmeny v priebehu približne 30 minút tiež nespôsobili znateľnú zmenu veľkosti dokumentu bez ohľadu na to, či bola zapnutá alebo vypnutá funkcia Povoliť uloženie na pozadí. Ani po vypnutí sa nezmenila rýchlosť uloženia dokumentu.

Stručne povedané: toto je len na vás. Ak ho vypnete, nezničíte veľkosť súboru, potom ho nechajte zapnutá, pretože všetko, čo aplikácia Word ukladá automaticky, je dobrá vec.

Previesť na RTF a potom previesť späť na DOCX

RTF znamená Rich Text Format a je to otvorený štandard pre dokumenty, ktoré poskytujú o niečo viac formátovania než obyčajný text, ale nie všetky zvončeky a píšťaly DOCX. Myšlienka konverzie dokumentu DOCX na formát RTF je, že odstraňuje všetky extraformáty a skryté dáta, takže keď uložíte súbor RTF späť ako súbor DOCX, veľkosť súboru bude menšia.

Konverzia nášho 20 stránkového testovacieho dokumentu s veľkosťou 721 KB do formátu RTF zmenila veľkosť súboru na 19,5 MB (takže nepoužívajte RTF, ak chcete malý súbor). Prevodom na DOCX sa vytvoril súbor s hodnotou 714 KB. To je 7 KB úspora - menej ako 1% - a pretože RTF nedokázal zvládnuť niektoré jednoduché formátovanie tabuľky, ktoré sme použili, museli sme preformátovať …, ktoré priniesli veľkosť až na 721 KB.

Tá nevyzerá, že to bude mať veľa výhod pre váš dokument, najmä keď moderné DOCX má toľko formátovacích schopností, ktoré RTF nemôže zvládnuť.

Previesť na HTML a potom previesť na DOCX

To je rovnaký nápad ako konvertovanie do formátu RTF, okrem toho, že HTML je webový formát. Náš konverzný test ukázal takmer identické výsledky ako použitie RTF.

Vyskúšali sme to na našom 721 KB súboru DOCX a previedli ho do súboru HTML s veľkosťou 383 KB.Prevodom späť na DOCX sa vytvoril súbor s veľkosťou 714 KB. To je 1% úspora, ale to sa stalo s formátovaním, najmä hlavičky, a to by muselo byť redone.

Rozbaľte dokument a stlačte ho

Dokument DOCX je komprimovaný súbor, podobne ako archív vytvorený pomocou programu 7-Xip alebo WinRar. To znamená, že ho môžete otvoriť jedným z týchto nástrojov a pozrieť si celý obsah. Jeden tip, ktorý môžete vidieť, je extrahovať všetky súbory z vášho DOCX, pridať ich do komprimovaného archívu a potom premenovať tento archív na príponu súboru DOCX. Hej presto, máte dokument Word, ktorý bol komprimovaný! Teoreticky to znie pravdepodobne, ale pomocou programov 7-Zip a WinRar a rôznych archívnych formátov sme zistili, že pokaždé, keď sme sa pokúsili otvoriť súbor.docx, ktorý sme vytvorili, Word nám povedala, že súbor bol poškodený.

V tejto myšlienke môže byť nejaká zásluha - náš 721 KB súbor skončil iba 72 KB, ale neodporúčame to, ak nechcete, aby ste s ním venovali veľa času, aby ste sa pokúsili o to, aby to fungovalo. Úspora môže byť tiež preto, že proces kompresie odstránila / komprimovala niečo, čo bráni otvoreniu dokumentu Word, ale nemôžeme si byť istí.

Bežne navrhované tipy, ktoré pravdepodobne nerobia žiadny rozdiel

Existuje niekoľko návrhov, ktoré sa vznášajú okolo internetu znieť rozumné, ale nebude mať veľký účinok. To neznamená, že by ste ich nemali vyskúšať, ale nemali by ste očakávať veľký vplyv na veľkosť vášho dokumentu.

Odstráňte predchádzajúce verzie dokumentu

Word zachováva predchádzajúce verzie dokumentu, keď pracujete na ňom. Toto je funkcia Automatické ukladanie a niektorí ľudia navrhujú ich odstránenie tak, že prejdú na položku Súbor> Info> Spravovať dokument a odstránia všetky staré verzie.

Neexistuje však zmysel, pretože tieto staré verzie sú uložené v systéme Windows, nie v dokumente programu Word. Vymazanie týchto dokumentov nebude zmenšovať váš dokument. Ak chcete odstrániť všetky informácie predchádzajúcej verzie z dokumentu, buď skopírujte obsah do úplne nového dokumentu, alebo uložte súbor> Uložiť ako, ak chcete uložiť nový dokument, ako sme už predtým navrhli.

Prilepiť len text, nie formátovanie

Ak chcete kopírovať a prilepiť z jedného dokumentu do aktuálneho dokumentu, môžete použiť iné možnosti vloženia.

Predvolená možnosť, ktorú používate, ak kliknete na tlačidlo "Vložiť" (alebo stlačte kombináciu klávesov Ctrl + V), je "Uložiť formátovanie zdroja." Toto kopíruje predvolené písma a formátovanie ako tučné, kurzíva atď. Ak však namiesto toho kliknete na voľbu "Uchovať len text", toto bude - alebo tak nejaká teória - znížiť veľkosť súboru odstránením formátovania.
Predvolená možnosť, ktorú používate, ak kliknete na tlačidlo "Vložiť" (alebo stlačte kombináciu klávesov Ctrl + V), je "Uložiť formátovanie zdroja." Toto kopíruje predvolené písma a formátovanie ako tučné, kurzíva atď. Ak však namiesto toho kliknete na voľbu "Uchovať len text", toto bude - alebo tak nejaká teória - znížiť veľkosť súboru odstránením formátovania.

Snažili sme sa to s 20-stránkovým dokumentom, ktorý sa na každej stránke aplikoval na rozličné formátovanie, pričom priemerný rozdiel veľkosti mal tesne pod 2 KB na stránku. toto sila byť významné, ak máte dokument o veľkosti 250 strán, kde by to malo byť približne 0,5 MB, ale naozaj budete mať 250 stránkový dokument programu Word bez formátovania? Pravdepodobne nie, pretože by bolo prevažne nečitateľné, takže by ste stratili svoje úspory pri pridaní formátovania späť.

Akékoľvek výhody tejto metódy sú pravdepodobne až na úroveň, ktorú sme dali vyššie - skopírujte a vložte celý dokument do nového dokumentu, ktorý odstráni predchádzajúce verzie, staré zmeny úprav atď.

Zmena veľkosti stránky

Aplikácia Word vám umožňuje zmeniť veľkosť stránky tak, že prejdete na položku Rozloženie> Veľkosť a zmeníte sa z predvolenej veľkosti "Letter". Existujú tipy, ktoré sa vznášajú, ak si zvolíte menšiu, ale podobnú veľkosť ako "A4", ktorú si ostatní čitatelia nebudú všimnúť a dostanete úspory v malej veľkosti.

Vyskúšali sme to s 20 stránkovým dokumentom s veľkosťou "Letter", ktorá bola 721 KB. Veľkosť sme zmenili na "A4", "A5" (čo je polovica veľkosti "A4") a "B5" a náš dokument zostal stálym 721 KB zakaždým. Inými slovami, veľkosť súboru sa vôbec nezmenila.

Zastaviť vloženie jazykových údajov

Existuje nastavenie v ponuke Súbor> Možnosti> Rozšírené s názvom "Vložiť jazykové údaje" a uvidíte na rôznych miestach tipy na to, aby ste to vypli. Na povrchu to znie rozumne - nepríjemné jazykové dáta zväčšia veľkosť dokumentu?

Stručne povedané, odpoveď nie je, ak používate moderný súbor.docx. Slovo spracováva jazykové dáta v zákulisí a nezachováva žiadnu miestnosť v dokumente.

Vypnutie tejto možnosti môže mať nepatrný rozdiel v prípade starších súborov.doc, ale aj vtedy, ak ste použili nástroj rukopisu a Word obsahuje niektoré informácie o korekcii rozpoznávania rukopisu, ktoré sa majú ukladať. V opačnom prípade to nič nezmení.

To je náš celkom komplexný zoznam spôsobov, ako môžete znížiť svoje súbory programu Word na veľkosť, ale vždy sme na pozore nových metód na vyskúšanie (alebo debunkovanie). Odstráňte v komentároch, ak poznáte techniku, ktorú sme premeškali, a skontrolujeme to!

Odporúča: