Nižšie uvedené pokyny platia pre Microsoft Word, PowerPoint, Excel a Access 2016, ale proces by mal byť podobný v ostatných najnovších verziách balíka Office.
Ako je zabezpečená ochrana heslom balíka Microsoft Office?
Funkcie ochrany heslom balíka Microsoft Office sa v minulosti stali zlým rapom. Z balíka Office 95 na Office 2003 bol schéma šifrovania veľmi slabá. Ak máte dokument chránený heslom pomocou balíka Office 2003 alebo staršej verzie, heslo môže byť ľahko a rýchlo vynechaná pomocou široko dostupného softvéru na odstraňovanie hesiel.
S balíkom Office 2007 spoločnosť Microsoft získala oveľa vážnejšie informácie o bezpečnosti. Aplikácia Office 2007 prešla na Advanced Encryption Standard (AES) s 128-bitovým kľúčom. To je všeobecne považované za bezpečné a znamená, že Office teraz používa skutočné silné šifrovanie na ochranu vašich dokumentov pri nastavovaní hesla. Testovali sme funkciu šifrovania PDF a zistili sme, že v Office 2016 používa 128-bitové šifrovanie AES.
Existujú dve veľké veci, na ktoré je potrebné dávať pozor. Po prvé, sú zabezpečené iba heslá, ktoré úplne šifrujú dokument. Aplikácia Office tiež umožňuje nastaviť heslo na "Obmedzenie úpravy" súboru v teórii, čo umožňuje ľuďom prezerať súbor, ale nesmie ho upravovať bez hesla. Tento typ hesla môže byť ľahko popraskaný a odstránený, čo umožňuje ľuďom upraviť súbor.
Šifrovanie balíka Office funguje aj vtedy, ak ukladáte do moderných formátov dokumentov, ako je.docx. Ak uložíte do starších formátov dokumentov, ako je.doc, ktoré sú kompatibilné s balíkom Office 2003 a staršími, Office použije staršiu nezabezpečenú verziu šifrovania.
Ale ak uložíte súbory v moderných formátoch Office a použijete voľbu "Šifrovať heslom" namiesto možnosti "Obmedziť úpravy", mali by byť vaše dokumenty bezpečné.
Ako chrániť heslom dokument Office
Ak chcete dokument Office chrániť heslom, najprv ho otvorte v aplikácii Word, Excel, PowerPoint alebo Access. Kliknite na ponuku Súbor v ľavom hornom rohu obrazovky. Na paneli s informáciami kliknite na tlačidlo "Chrániť dokument" a vyberte možnosť "Šifrovať pomocou hesla".
Toto tlačidlo sa nazýva iba "Chrániť dokument" v programe Microsoft Word, ale v iných aplikáciách je pomenované niečo podobné. Vyhľadajte v programe Microsoft Excel "Protect Workbook" a "Protect Presentation" v aplikácii Microsoft PowerPoint. V programe Microsoft Access sa na karte Informácie zobrazí iba tlačidlo Šifrovať pomocou hesla. Kroky budú inak fungovať rovnako.
POZNÁMKA: Ak chcete obmedziť iba úpravu dokumentu, môžete tu zvoliť možnosť "Obmedziť úpravu", ale ako sme už povedali, nie je to veľmi bezpečné a dá sa ľahko vynechať. Radšej šifrujete celý dokument, ak môžete.
Výstraha: Ak stratíte prístup k dokumentu, ak ste zabudli heslo, tak ho nechajte bezpečný! Spoločnosť Microsoft vám odporúča napísať meno dokumentu a jeho heslo a uchovať ho na bezpečnom mieste.
Pri ďalšom otvorení dokumentu sa zobrazí pole "Zadajte heslo k otvoreniu súboru". Ak nezadáte správne heslo, dokument nebudete môcť zobraziť vôbec.
Ako vytvoriť súbor PDF chránený heslom
Môžete tiež exportovať dokument programu Office do súboru PDF a chrániť tento súbor PDF. Dokument PDF bude zašifrovaný s poskytnutým heslom. To funguje v aplikáciách Microsoft Word, Excel a PowerPoint.
Otvorte dokument, kliknite na tlačidlo ponuky "Súbor" a zvoľte "Exportovať." Kliknutím na tlačidlo "Vytvoriť súbor PDF / XPS" sa dokument exportuje ako súbor PDF.
Keď skončíte, zadajte názov súboru PDF a kliknite na tlačidlo "Publikovať". Office exportuje dokument do súboru PDF chráneného heslom.
Výstraha: Ak zabudnete heslo, nebudete môcť zobraziť súbor PDF. Uistite sa, že ste to sledovali, alebo stratíte prístup k vášmu súboru PDF.
Táto funkcia môže pomôcť chrániť zvlášť citlivé dokumenty, najmä ak ich ukladáte na jednotku USB alebo v online službe pre ukladanie dát, ako je Microsoft OneDrive.
Šifrovanie s úplným diskom, ako je šifrovanie zariadení a nástroj BitLocker na počítači so systémom Windows alebo FileVault na počítači Mac, je bezpečnejší a bezbolestný na ochranu všetkých dokumentov vo vašom počítači - najmä v prípade ukradnutia počítača.
