Často nám posielame množstvo dokumentov Microsoft Outlook, Teraz uľahčite komunikáciu s dokumentmi s doplnkom pre program Outlook, DocSend'. Dokument DocSend for Outlook robí doklady efektívnejším a zmysluplnejším komunikačným kanálom. Po jeho nainštalovaní budete mať prístup k súborom a ľahko vytvoriť odkazy DocSend práve vtedy, keď budete potrebovať najviac, t. J. Keď posielate e-mail. Dokument DocSend pre program Outlook je však viac než len odosielanie dokumentov a príloh. Prečítajte si informácie o tomto novom doplnku programu Microsoft Outlook.
DocSend pre program Outlook
Začnime so základmi. DocSend nie je nová aplikácia; už tu už nejaký čas. Avšak DocSend ako doplnok pre program Outlook je nová vec. Je to pôvodne analytický nástroj pre dokumenty; najmä pre tie, ktoré posielate prostredníctvom e-mailov. Často sa čudujeme, keď posielame dokument prostredníctvom e-mailu. či osoba videl dokument alebo nie. vedľa; pri dôverných dokumentoch sa ďalej obávame, ak ju príjemca dokumentu ďalej postúpil. Pomocou programu DocSend môžete vedieť, čo sa stane s vaším dokumentom. Od toho, kedy osoba otvorila, koľkokrát, či už bola stiahnutá alebo nie a či bola postúpená niekomu; môžete sledovať všetko pomocou nástroja DocSend.
Tento nástroj je teraz k dispozícii pre program Outlook Mail. Dokument DocSend pre program Outlook funguje rovnako, ak je použitý ako doplnok pre Outlook Mail. Spája váš účet DocSend s poštovou schránkou programu Outlook, čím uľahčí komunikáciu s dokumentmi.
Ak chcete získať DocSend pre aplikáciu Outlook, všetko, čo robíte, je navštíviť jej domovskú stránku, kde si ju môžete bezplatne stiahnuť. Je to webová aplikácia, ktorá sa otvára vo vašom prehliadači. Jednoducho sa zaregistrujte pomocou nástroja.
V dokumente DocSend pre aplikáciu Outlook
O trochu viac o nástroji DocSend. Po prihlásení do služby DocSend môžete vidieť nasledujúci informačný panel.
Funkcia DocSend funguje rovnako ako akýkoľvek iný nástroj na zdieľanie dokumentov. Vytvára odkazy pre každý dokument, ktorý zdieľate s vašimi kontaktmi. Môžete dokonca vytvoriť rôzne prepojenia pre jeden dokument, aby ste mohli sledovať dokument. Zakaždým, keď váš príjemca klikne na odkaz, dostanete štatistiky o dokumente. Napríklad Navštívte Štatistiky je zobrazený na nasledujúcom obrázku:
Ako používať DocSend pre program Outlook
Keďže sme pochopili, ako funguje DocSend, teraz sa pozrime na to, ako funguje DocSend pre Outlook Mail.
Keď ste sa prihlásili do programu DocSend, môžete vidieť doplnok v programe Outlook Mail. Kliknite na položku Nová pošta a pozrite sa na pravú stranu spodku novo otvoreného pošty. Vyhľadajte nasledujúcu ikonu v modrej farbe.
- Povoliť (alebo nepovoliť) anonymné prezeranie
- Povoliť (alebo nepovoliť) sťahovanie
- Nastaviť (alebo nenastaviť) dátum vypršania platnosti
- Ochrana hesla (alebo nie je nastavené heslo pre dokument)
Každá zo 4 kariet má tlačidlá Zapnuté a Vypnuté vpravo. Týmto spôsobom sa môžete rozhodnúť (a kontrolovať), čo môže s dokumentom urobiť príjemca. Ak napríklad vyberiete možnosť "Vypnuté" pre položku "Povoliť preberanie", príjemca bude môcť dokument prezerať, ale nedokáže ho stiahnuť na svojom počítači. Podobne môžete tiež nastaviť dátum vypršania platnosti dokumentu, a to zadaním možnosti "Nastaviť dátum vypršania platnosti".
Ak váš dokument nie je chránený heslom, nemusíte sa obávať! Teraz môžete nastaviť heslo pomocou nástroja DocSend for Outlook. Jednoducho kliknite na tlačidlo Zapnúť / Vypnúť pred "Ochrana heslom" a môžete vložiť heslo tam a tam.
záver
Domnievame sa, že DocSend pre aplikáciu Outlook je dobrým nástrojom na správu dokumentov. Väčšina ťažkostí súvisiacich s dokumentmi, ako ich odosielanie, ochrana pred heslami a správa zoznamu príjemcov, sa dá dobre vyriešiť pomocou aplikácie DocSend for Outlook. Môžete si prečítať blog na DocSend for Outlook na Blog DocSend.
Dajte nám vedieť, ako ste sa na tomto nástroji.
