Funkcia automatického textu je už dlhší čas súčasťou balíka Office, ale teraz je súčasťou balíka Quick Parts, ktorý bol pridaný do balíka Office 2007. Okrem položiek automatického textu umožňuje funkcia rýchlych častí vkladať vlastnosti dokumentu (napríklad názov a autor ) a polia (napríklad dátumy a čísla stránok). Záznamy rýchlych častí a automatického textu sú tiež známe ako "stavebné bloky" a Word prichádza s mnohými preddefinovanými stavebnými blokmi. Môžete tiež pridať toľko vlastných stavebných blokov, ako chcete.
POZNÁMKA: Už sme písali o tom, ako odkazovať na text z iných dokumentov v programe Word, aby ste mohli vložiť opakovane použiteľný obsah do iných dokumentov, ktoré sa automaticky aktualizujú. Tento trik, o ktorom sa hovorí v tomto článku, je podobný používaniu položky automatického textu. Po vložení obsahu pomocou položky automatického textu sa však tento obsah nebude automaticky aktualizovať pri zmene položky Automatický text.
Tam je iný softvér tam, rovnako ako voľný PhraseExpress pre Windows, ktorý vykonáva podobnú úlohu celého systému. Je to skvelé, pretože funguje v každej aplikácii, nie iba v programe Word, ale AutoText má niekoľko vlastných výhod - konkrétne má viac formátovacích možností (najmä Word-špecifické) ako PhraseExpress a je k dispozícii všade tam, kde je Word. Ak nemáte napríklad možnosť nainštalovať programy tretích strán do pracovného počítača, môžete použiť aj automatický text.
Položky automatického textu môžete uložiť iba v šablónach, nie v samotných dokumentoch. Štandardne sú nové položky automatického textu uložené v šablóne Normal.dotm. Toto obmedzuje dostupnosť položiek automatického textu iba na vašom počítači, pokiaľ zdieľate svoju šablónu Normal.dotm s inými zariadeniami. Položky automatického textu môžete pridať do vlastných šablón, ale s týmto obsahom sú obmedzenia, o ktorých budeme diskutovať neskôr v tomto článku.
Ako vytvoriť nový záznam automatického textu
Ak chcete začať, vytvorte nový dokument programu Word a zadajte obsah (text, obrázky, tabuľky atď.), Ktoré chcete pridať ako položku automatického textu. Potom zvýraznite obsah a kliknite na kartu "Vložiť".
Ak chcete, aby bol váš text automatického textu uložený spolu s formátovaním odseku pre všetky odseky v položke vrátane posledného odseku, uistite sa, že značka odseku na konci posledného odseku je súčasťou vášho výberu. Značka odseku uloží formátovanie pre odsek. Ak nevyberiete značku odseku na konci odstavca, tento odsek pri vkladaní zaujme štýl odseku okolitého textu. Ak nevidíte značku odseku na konci každého odstavca, môžete si vybrať, či sa má zobraziť v možnostiach. Akékoľvek formátovanie znakov, ktoré ste použili na obsah Automatického textu, sa automaticky uloží do položky Automatický text.
POZNÁMKA: Možno si všimnete voľbu "Save Selection to Quick Gallery", ktorá je dostupná priamo v ponuke "Quick Parts". Táto voľba pridáva vybratý text ako položku "Rýchle časti" a nie položku "Automatický text". Položky "Quick Parts" a "AutoText" sú obidve stavebné bloky. Položku môžete pridať takto, ale budeme diskutovať o jej pridaní ako položku automatického textu.
Odporúčame, aby sa názvy vašich položiek Automatického textu dostatočne odlišovali, takže musíte zadávať iba niekoľko znakov názvu a vložiť každú položku do dokumentu. Ak má viacero položiek automatického textu názvy, ktoré sú veľmi podobné, budete musieť zadať dostatok mena, aby program Word vedel, ktorú položku chcete vložiť.
Rozbaľovací zoznam Možnosti vám umožňuje určiť, ako sa položka vkladá do dokumentu. Ak vkladáte malý text, napríklad názov spoločnosti, zvoľte možnosť "Vložiť iba obsah", ktorý vloží obsah položky do riadku na kurzore. Môžete tiež vložiť obsah ako svoj vlastný odsek alebo na jeho vlastnú stránku (ideálne pre vytvorenie štandardných titulných stránok).
Prijať predvolené nastavenie pre rozbaľovací zoznam "Uložiť do". Tým sa uloží položka automatického textu do šablóny Normal.
Po nastavení novej položky automatického textu kliknite na tlačidlo "OK".
Po zatvorení posledného otvoreného dokumentu programu Word sa môže zobraziť nasledujúce dialógové okno s otázkou, či chcete uložiť zmeny vykonané do šablóny Normal.dotm, ak ste zapli možnosť, ktorá bude vyzvaná na uloženie šablóny Normal. Ak chcete uložiť položku automatického textu do šablóny "Normal.dotm", kliknite na tlačidlo "Uložiť".
Ako vložiť položku automatického textu do dokumentu
Teraz, keď sme vytvorili novú položku funkcie Automatický text, vložme ju do dokumentu. Vytvorte nový dokument programu Word alebo otvorte existujúci dokument. Kliknite znovu na kartu "Vložiť" a v rozbaľovacej ponuke presuňte kurzor myši na položku "AutoText". Všimnete si, že zadaná položka automatického textu je dostupná priamo v submenu "Automatický text". Vyberte ho a vložte obsah do tejto položky.
Ako zapnúť možnosť "Zobraziť návrhy automatického dokončovania"
Ak sa pri zadávaní názvu položky automatického textu nezobrazuje návrh automatického dokončovania, budete musieť zapnúť možnosť "Zobraziť návrhy automatického dokončovania".
Ak chcete zapnúť možnosť "Zobraziť návrhy automatického dokončovania", otvorte existujúci dokument programu Word alebo vytvorte nový a kliknite na kartu "Súbor".
Ako upraviť obsah existujúceho položky automatického textu
Povedzme, že ste sa presťahovali do nového domova a musíte zmeniť svoju adresu v položke Automatický text. To je jednoduché. Jednoducho zadajte požadovanú položku do nového dokumentu programu Word, vyberte ho a potom vstúpte do podponuky "Automatický text", ako sme už spomenuli. V podponuke pod ľubovoľnými existujúcimi položkami funkcie Automatický text vyberte možnosť "Uložiť výber do galérie automatického textu".
Zadajte rovnaký názov ako existujúca položka automatického textu do poľa "Názov" a kliknite na tlačidlo "OK".
POZNÁMKA: Nezabudnite, že zmena položky automatického textu nemení obsah tejto položky v existujúcich dokumentoch, kde ste ju už vložili. Revidovaný obsah položky Automatický text sa používa iba pri vkladaní záznamu po jeho zmene.
Ako upraviť vlastnosti existujúceho položky automatického textu
Okrem úpravy obsahu položky automatického textu môžete tiež zmeniť vlastnosti položky, napríklad šablónu, v ktorej je uložená, kategória atď.
Ak chcete urobiť, vytvorte nový dokument programu Word alebo otvorte existujúci dokument. Kliknite na kartu "Vložiť" a potom kliknite na tlačidlo "Preskúmať rýchle diely" v časti "Text". V rozbaľovacej ponuke vyberte položku "Organizátor blokov budov".
Po výbere položky "Adresa" kliknite na "Upraviť vlastnosti" pod zoznamom "Stavebné bloky".
Ako odstrániť položku automatického textu
Ak zistíte, že už nepotrebujete položku Automatický text, môžete ju odstrániť zo zbierky stavebných blokov. Ak chcete odstrániť položku automatického textu, otvorte dialógové okno "Organizátor blokov budov", ako je popísané v poslednej časti. Zvoľte položku automatického textu, ktorú chcete odstrániť, a kliknite na tlačidlo "Odstrániť" pod zoznamom "Stavebné bloky".
Staršie verzie programu Word (v roku 2003 a predchádzajúcich) vám umožnili kopírovať položky automatického textu z jednej šablóny na inú. Od aplikácie Word 2007 však bola táto funkcia odstránená.
