A kým je lákavé jednoducho myslieť na vlastné vyhľadávacie priečinky ako uložené vyhľadávanie, sú skutočne chladnejšie než to. Keďže sú automaticky aktualizované, v skutočnosti fungujú skôr ako virtuálne zložky - podobne ako funkcia Štítky v službe Gmail, okrem silnejších. Chcete priečinok, ktorý zobrazuje iba správy, ktoré sú neprečítané, od určitej osoby a majú jednu alebo viac príloh? Žiaden problém.
Poďme sa pozrieť, ako ich nastaviť.
Vytvorte priečinok s preddefinovaným vyhľadávaním v programe Outlook
Program Outlook už obsahuje niekoľko preddefinovaných priečinkov vyhľadávania, ktoré môžete využiť. Nemôžete ďalej prispôsobiť žiadne z nich, ale stojí za to sa na prvý pohľad len v prípade, že pokryjú vaše potreby.
Najprv nájdete svoje priečinky vyhľadávania v spodnej časti zoznamu priečinkov v dátovom súbore aplikácie Outlook na ľavej strane okna. Každý dátový súbor má svoju vlastnú vyhľadávaciu zložku, takže ak používate program Outlook na kontrolu viac ako jedného účtu, môžete nastaviť pre každý z nich rôzne adresáre vyhľadávania.
Tu vytvárame nový priečinok vyhľadávania, ktorý zobrazuje neprečítanú poštu. Je to super šikovný vyhľadávací priečinok, ktorý má okolo, pretože zobrazuje všetku vašu neprečítanú poštu bez ohľadu na to, v ktorom priečinku je uložená. Stačí kliknúť na priečinok vyhľadávania, ktorý chcete vytvoriť, a potom stlačiť tlačidlo "OK".
Vytvorte priečinok vlastného vyhľadávania v programe Outlook
Vlastné priečinky vyhľadávania vám umožňujú ďalšie kritériá, ktoré preddefinované adresáre vyhľadávania nezahŕňajú - môžete vyhľadávať v ľubovoľnom poli, ktoré obsahuje správa programu Outlook. Čo je ešte dôležitejšie, môžete vytvoriť vlastnú priečinok vyhľadávania, ktorý používa viacero kritérií na výber správ. Napríklad by ste mohli mať iba jednu zobrazenú správu od určitých ľudí a obsahujú konkrétne slová v riadku predmetu.
Ak chcete vytvoriť priečinok vyhľadávania, prepnite na kartu "Priečinok" na páse kariet a potom kliknite na tlačidlo "Nová priečinka vyhľadávania".
Karta "Správy" obsahuje základné kritériá, ktoré vám umožňujú vyhľadávať konkrétne slová v teste predmetu alebo telefónu, odosielateľoch a príjemcoch. Môžete tiež obmedziť vyhľadávanie na správy, kde ste jedinou osobou na riadku "Do" alebo na "To" alebo "Cc" s ostatnými ľuďmi.
Môžete dokonca určiť časový rozsah správ založený na tom, kedy boli prijaté, odoslané, upravené atď. Takže napríklad môžete zobraziť iba správy, ktoré boli prijaté za posledných sedem dní.
Podľa predvoleného nastavenia sa vlastné vyhľadávanie, ktoré vytvoríte, vytlačí zo všetkých priečinkov súboru s údajmi programu Outlook. Ak ho chcete obmedziť len na určité priečinky, kliknite na tlačidlo "Prehľadávať".
- Správy od vášho šéfa
- Správy s nevyriešenými nasledujúcimi príznakmi podľa kategórie (napríklad môžete vyhľadať iba nevyriešené položky v osobnej kategórii)
- Správy s vysokou dôležitosťou
- Správy do az klienta (dokonca by ste mohli vo vyhľadávacom poli použiť svoju plnú doménu a zvoliť vyhľadávanie všetkých polí)
- Správy s prílohami, ktoré sú nad určitou veľkosťou (skvelé na to, aby ste sa zbavili veľkých príloh a znižovali veľkosť dátového súboru)
A to len poškriabaním povrchu. Takže, aké typy vyhľadávacích priečinkov vytvárate? Dajte nám vedieť v komentároch!
