Dnes pokryjeme "nudné" veci programu Outlook. Údržba a zabezpečenie, ako aj údržba a zabezpečenie vášho dátového súboru programu Outlook 2013 - plného všetkých vašich dôležitých dát - zálohovaním a archivovaním.
Odvtedy, ak ste používali aplikáciu Outlook na písanie a odosielanie e-mailov a vy ste si vyhradili čas na import vašich kontaktov Gmail do adresára alebo skutočnosť, že používate aj Outlook adresár, znamená, že máte veľa dát, ktoré potrebujú ochranu.
Podobne ste pravdepodobne strávili veľa času a prácu pri vytváraní kalendárov, pri pridávaní úloh a zozbieraní zoznamov, a možno dokonca aj veľa poznámok, ktoré chcete uložiť.
To všetko sa znižuje, aby sa ubezpečil, že ste aspoň príležitostne zálohovať dátový súbor, pretože ako každý z nás môže potvrdiť, je to dosť frustrujúce a deprimujúce stratiť všetky vaše dáta a musí začať znova.
Ovládací panel pošty
Na začiatok, poďme sa rýchlo pozrieť na ovládací panel Mail v systéme Windows.
Ako ukazuje obrázok, máte prístup do troch kľúčových oblastí nastavenia programu Outlook. To znamená, že kliknutím na tlačidlá "E-mailové účty …" alebo "Datové súbory …" sa otvoria rovnaké okno na príslušných kartách.
Na nasledujúcej obrazovke sa zobrazuje karta E-mail, ktorá vám umožní vykonať akcie na vašom e-mailovom účte, napríklad opravu alebo zmenu. Môžete tiež zistiť, kde sú údaje uložené pre každý účet.
Ak chcete tieto dátové súbory ovplyvniť priamo, musíte kliknúť na kartu "Dátové súbory". Je tu niekoľko praktických vecí, ktoré môžete urobiť tu.Môžete napríklad kliknúť na tlačidlo "Otvoriť umiestnenie súboru" a zistiť, kde sa nachádzajú vaše dátové súbory. To je užitočné, pretože budete chcieť vedieť, kde sa nachádzajú v prípade, že ich budete musieť skenovať a opraviť (diskutuje v nasledujúcej časti).Je tu aj ďalšia funkcia, ktorú môžete použiť v okne Nastavenia účtu. Ak sa vaše dátové súbory dostali na obrovské a vyberajú veľa miesta na disku (niektorí ľudia zhromažďujú gigabajty na gigabajty starých e-mailov), potom ich môžete komprimovať.
Kliknite na tlačidlo "Nastavenia" na karte Dátové súbory a potom kliknite na tlačidlo "Kompaktný teraz", čím zmenšíte veľkosť dátového súboru programu Outlook.
Ovládací panel Mail je spoľahlivý spôsob, ako zachovať vaše dátové súbory a profily, ale nie je to jediný spôsob a aplikácia Outlook vám tiež umožní spravovať vaše poštové schránky. Tieto ovládacie prvky vám ukážeme hneď, ako preukážu, ako opraviť vaše dátové súbory.
Spustenie nástroja na údržbu PST
Ak ste si toho ešte nevšimli, údaje programu Outlook sú uložené v súbore.PST alebo.OST a väčšinu času s tým nie je nič zlé.
Nanešťastie, niekedy sa vaše dáta poškodia, čo nie je to isté ako to, že je to zlé alebo beznádejne nad rámec obnovy, len stačí spustiť zahrnutý nástroj na opravu doručenej pošty. Nástroj na opravu doručenej pošty alebo nástroj ScanPST skenuje a opraví váš súbor osobných priečinkov, potvrdzuje a opravuje chyby pri zálohovaní vášho poškodeného súboru.PST alebo.OST len v prípade, že sa počas obnovy niečo pokazí.
Nástroj ScanPST môžete nájsť v inštalačnej zložke programu Outlook, obvykle C: Program Files Microsoft Office Office15. Keď ho nájdete, dvakrát kliknite na nástroj ScanPST, aby ste ho spustili.
Prvá vec, ktorú musíte urobiť, je vyhľadať miesto, kde sa nachádzajú súbory.PST alebo.OST. Na nasledujúcej snímke obrazovky uvidíte, kde sa nachádzajú v našom počítači. Vyberieme jedno a klikneme na tlačidlo "Otvoriť".Ak nástroj ScanPST nájde nejaké chyby, informuje vás toľko a ponúkne opravu. Kliknutím na tlačidlo s vhodným názvom spustíte uvedenú opravu.Po dokončení vám nástroj ScanPST oznámi, že váš súbor programu Outlook bol úspešne opravený.Môžete nástroj zatvoriť alebo podľa potreby opakovať proces na akýchkoľvek iných dátových súboroch.
Automatické archivovanie údajov
Poďme sa naučiť s niektorými dôležitými informáciami o tom, ako najlepšie archivovať a zálohovať vaše dáta. Prvá vec, ktorú chceme prediskutovať, sú vaše možnosti AutoArchive. Ak chcete začať, kliknite na kartu Súbor na páse kariet tak, aby sa zobrazila nasledujúca obrazovka.
Bezprostredne si môžete pozrieť, aký účet sa chcete zúčastniť (ak je to možné) kliknutím na rozbaľovaciu ponuku umiestnenú nad tlačidlom Pridať účet.
Klikneme na tlačidlo "Vyčistiť nástroje" a potom zvoľte "Vyčistenie schránky". Nižšie sú uvedené možnosti, ktoré uvidíte. Všetko tu je venované orezávaniu tuku z doručenej pošty a archivácii starých správ.Kliknutím na tlačidlo "AutoArchive" sa v programe Outlook automaticky archivujú všetky poštové priečinky, ktoré boli nakonfigurované ako také. Ak chcete nastaviť možnosti automatického archivovania, musíte kliknúť pravým tlačidlom myši na priečinok pošty a vybrať kartu "AutoArchive".
Tu vidíme typické okno priečinka Vlastnosti priečinka. Karta Automatické archivovanie vám umožní upraviť spôsob automatického archivovania adresára. Upozorňujeme, že na tejto snímke máme priečinok nakonfigurovaný na automatické archivovanie podľa vlastného plánu a akcií.
Môžete tiež priradiť priečinok na automatické archivovanie podľa celkových predvolených nastavení automatického archivovania programu Outlook.Ak nastavíte priečinok na predvolené nastavenie a potom kliknete na "Predvolené nastavenia archívu …" uvidíte nasledujúci dialóg (pretože sú "predvolené", všetky zmeny, ktoré tu nastavíte, sa budú vzťahovať na každú zložku nakonfigurovanú na predvolenú autarchizáciu).Nezabudnite, tieto nastavenia nájdete aj tak, že otvoríte položku Možnosti a kliknete na nadpis "Rozšírené".Presuňme sa teraz na ručné archivovanie údajov.
Ručné archivovanie údajov
Jednoducho, ak nechcete používať automatické archivovanie alebo chcete samo o sebe uľahčiť archivačnú procedúru, vráťte sa k nástrojom Vyčistenie, ktoré nájdete na obrazovke Údaje o účte a kliknite na tlačidlo a vyberte možnosť "Archív" a otvorte nasledujúci dialóg.
Stačí jednoducho vybrať priečinok, ktorý chcete archivovať, vybrať dátum pre archívne položky a potom zvoliť priečinok, do ktorého chcete archív ukladať. To je to, ste hotovo!
Zálohovanie a obnova dátového súboru programu Outlook
Zálohovanie dátových súborov v programe Outlook je rovnako jednoduché ako kopírovanie súborov.OST alebo.PST na iné pevné disky, cloudový server, palec alebo iné pamäťové médium. Pamätáte si, ako nájsť svoje dátové súbory?
Otvorte ovládací panel Mail a kliknite na tlačidlo "Datové súbory". Kliknite na položku "Otvoriť umiestnenie súboru …" a následne môžete zálohovať svoje dátové súbory.
Na bočnej novej poznámke môžete natrvalo presunúť svoje dátové súbory na miesto v cloude, ako je napríklad priečinok OneDrive alebo Dropbox, čím sa zabezpečí, že vaše dáta programu Outlook budú vždy technicky zálohované.
Ak chcete obnoviť súbor zálohovaných údajov, vráťme sa na kartu Súbor a vyberte možnosť Otvoriť súbor údajov programu Outlook.
Na nasledujúcom obrázku sa aplikácia Prieskumník automaticky otvorí do nášho archívu, ale môžete zrejme prechádzať tam, kde sa nachádzajú vaše dátové súbory.Vyberte požadovaný súbor a kliknite na tlačidlo "Otvoriť", aby ste mali prístup k údajom uloženým v súbore. Po obnovení budete môcť prehliadať a zobrazovať položky tak, ako by ste normálne.Ak už nemusíte pristupovať k súboru s údajmi zálohovania, stačí kliknúť pravým tlačidlom myši na najvyššiu zložku a vybrať možnosť zatvorenia.Zálohovanie a obnovovanie dátových súborov je z veľkej časti ručná činnosť, ale ak nastavíte svoje priečinky, aby sa často archivovali a boli archivované na miesto ako priečinok v oblakoch, potom máte nejakú malú bezpečnosť.
Najlepší spôsob, ako zabezpečiť, aby ste nestratili žiadne údaje, je však bežne zálohovať vaše dátové súbory veľkoobchodné. Máte všetko, čo by ste chceli pridať? Dajte nám vedieť v našom diskusnom fóre. Ako vždy, tešíme sa na Vašu spätnú väzbu.
Aplikácia Outlook 2013 vám umožňuje priradiť kategórie k veciam a prispôsobiť uvedené kategórie. Vec v kategóriách spočíva v tom, že sú univerzálne v programe Outlook a môžete priradiť každú kategóriu kombinácii klávesnice. Takže môžete kategorizovať e-maily, udalosti kalendára a poznámky pomocou niekoľkých rýchlych klávesov.
Poznámky sú jednoduché a veľmi užitočné. Sú v podstate desktop Post Its, ktoré môžete zbierať a ukladať do programu Outlook a zobrazovať na pracovnej ploche ako pripomienky robiť veci.
Ak ste jedným z tých ľudí, ktorí majú tabuľu alebo poznámkový blok s stále sa vyvíjajúcim zoznamom úloh, alebo váš stôl a monitory sú zdobené nálepkami Post-it®, ktoré vám pripomínajú dôležité udalosti, potom tento článok pre vás.
Ak žijete bez zodpovednosti, slnko pravdepodobne stúpa a usadí sa vo vašom dennom kalendári. Ak neviete, čo sa deje na dennej báze, môžete sa rýchlo ocitnúť v stratenom bludisku zmeškaných stretnutí a prekvapujúcich stretnutí.
Vytvorili ste niekoľko podpisov, ktoré používate pre rôzne typy e-mailov. Potom dostanete nový počítač a musíte znova nastaviť systém Windows a všetky vaše programy. Avšak, môžete ľahko zachovať svoje podpisy v programe Outlook a obnoviť ich do nového stroja.
