Skip to main content

Začiatočník: Ako vytvoriť, spravovať a zdieľať kalendáre v programe Outlook 2013

Začiatočník: Ako vytvoriť, spravovať a zdieľať kalendáre v programe Outlook 2013

Geoffrey Carr

Ak žijete bez zodpovednosti, slnko pravdepodobne stúpa a usadí sa vo vašom dennom kalendári. Ak neviete, čo sa deje na dennej báze, môžete sa rýchlo ocitnúť v stratenom bludisku zmeškaných stretnutí a prekvapujúcich stretnutí.

Poďme sa rozprávať o kalendároch programu Outlook, pretože mimo e-mailu (možno ešte občas), organizovaný a produktívny sa spolieha na schopnosť spravovať udalosti a robiť veci. Jedna z vecí, ktoré Outlook robí s veľkou aplomb, možno lepšie ako väčšina ostatných aplikácií, je kalendár. Funkcie kalendára aplikácie Outlook sú druhoradé, pokiaľ ide o vytváranie, úpravu a zdieľanie udalostí.

Tento článok sa zameria predovšetkým na jednoduché veci. Ukážeme vám, ako vytvoriť a spravovať svoje kalendáre, pridávať schôdzky, schôdzky a tiež zdieľať ich s ostatnými vo vašom adresári pre jednoduchú spoluprácu. V čase, keď sme skončili, ukážeme, ako za hranice používania programu Outlook pre základy, ako sú e-maily alebo kontakty a adresáre, môžete začleniť kalendár do vášho zaneprázdneného života a zlepšiť svoju domácu alebo malú kanceláriu.

Základy kalendára

Kedykoľvek budete používať program Outlook, budete mať k dispozícii svoje funkcie kalendára. Aj keď nemáte nastavený e-mailový účet, stále môžete používať program Outlook pre ostatné funkcie. Kalendár funguje najlepšie, ale ak môžete využiť jeho možnosti spolupráce, pomocou e-mailového konta sa ubezpečuje, že môžete posielať pozvánky na schôdzku a prijímať upozornenia účastníkov.

Bez ohľadu na to je tu váš základný kalendár každodenného života, t. J. Predvolený kalendár priradený vášmu predvolenému profilu programu Outlook. Toto je mesačný pohľad, ale môžete použiť funkcie na záložke Usporiadanie na zmenu zobrazenia.

Nižšie je napríklad zobrazenie pracovného týždňa (v porovnaní so zobrazením celého týždňa). Je to veľmi jednoduché, počasie (môžete nastaviť na vaše mesto) a vyhľadávacie pole. Ak máte nejaké schôdzky alebo schôdzky, môžete ich vidieť tu a môžete preskočiť na predchádzajúci alebo nasledujúci týždeň kliknutím na tlačidlá "Predchádzajúca schôdzka" alebo "Ďalšie schôdzky" na okraji kalendára.

Poďme sa trochu posunúť a zamerať sa na to, ako zmeniť usporiadanie kalendára tak, aby lepšie vyhovovalo vašim konkrétnym alebo konkrétnym potrebám.

Ohýbanie svalového kalendára

Môžete urobiť dosť, aby ste zmenili usporiadanie a vzhľad vášho kalendára. Ak skontrolujete kartu zobrazenia nižšie, uvidíte celý sortiment štýlov, ktoré môžete použiť pre kalendár, ktorý vyhovuje vašim organizačným potrebám.

Pozrite si nasledujúci kalendár. Urobili sme niekoľko menších zmien jej vzhľadu. Jeden môžete zmeniť farbu, čo je jemný, ale pekný dotyk.

Karta Pohľad umožňuje pridať niekoľko ďalších zobrazení, aby ste zvýraznili režim, v ktorom sa nachádzate. Napríklad je tu panel Úlohy, ktorý vám umožňuje pridať kalendáre, ľudí a úlohy do pravého stĺpca (viď vyššie). Tento panel úloh je prispôsobiteľný režimu, v ktorom sa nachádzate, takže aj keď máte povolené úlohy a kalendár, ako na predchádzajúcom snímku obrazovky, ak prepnete do priečinka doručenej pošty, budete musieť znova zapnúť funkciu To -Do bar.

Je to dobrý nápad hrať si s kartou Zobrazenie v každom režime, pretože nie všetky budú úplne rovnaké. Tabuľka čítania napríklad nie je v zobrazení kalendára veľa využiteľná, ale je to určite skvelý doplnok k vašej schránke.

Podobne skontrolujte zobrazenie denného kalendára s povoleným zobrazením denného úlohy. Môžete tu vidieť denný kalendár s vašimi úlohami nižšie.

O ďalších úlohách v ďalšom článku budeme hovoriť oveľa viac, ale teraz sa zamerať na všetko, čo by ste chceli vedieť o schôdzach a stretnutiach.

Pridávanie schôdzok a stretnutí

Pozrime sa na nastavenie schôdzok a stretnutí. V nasledujúcom príklade organizujeme párty pizze. Predmetom samozrejme je povaha stretnutia a zatiaľ čo pizza strana nie je nevyhnutne "schôdzka", dostanete nápad. Potom môžete pridať ďalšie špecifiká, ako napríklad miesto konania pizze a jej začiatok a koniec.

Existuje veľa priestoru (technicky neobmedzené), ak chcete pridávať poznámky, pokyny alebo trasy k udalosti. Samozrejme, nie je to moc večierka, ak tam nemáte iných ľudí. Takže budeme musieť pozvať niektorých účastníkov. Keď pozvete ľudí, už sa to nepovažuje za schôdzku. Namiesto toho ho program Outlook zmení na stretnutie. Na nasledujúcom snímku obrazovky uvidíme našu novú schôdzku, ktorá sa zmenila na stretnutie.

Môžete zadať mená ručne, alebo kliknúť na tlačidlo "Komu" na pridanie účastníkov z vášho adresára. Ak ešte nenastavíte adresár, môžeme vám povedať, ako pridávať a spravovať kontakty, ako aj importovať kontakty z iných zdrojov, napríklad z Gmailu.

Môžete vystrihnúť priamo na prenasledovanie a jednoducho kliknúť na tlačidlo "Nová schôdzka" na karte Ribbon Domovská stránka. Keď pozývate účastníkov, máte možnosť požiadať o ďalšie možnosti odpovede.

Ak žiadate o odpoveď (skôr než jednoducho uvediete slovo a ponecháte to na to), potom budú pozvaní mať šancu na RSVP. Všimnite si, že to funguje úžasne s produktom spoločnosti Microsoft, ako je e-mailové konto Outlook.com, kde máte možnosť odpovedať priamo v správe.

V službe Gmail budete môcť konať takmer rovnakým spôsobom. Reagujete však, bude odoslaná na organizátor udalostí a automaticky pridávaná do svojho programu Outlook.

Teraz, keď budeme mať jasné informácie o stretnutiach a schôdzkach, budeme pokračovať v ich úpravách a zrušení, pretože zmena je nevyhnutná a niekedy sa nám prejavia naše najlepšie plány.

Zmeny alebo zrušenie stretnutí a odpovedí sledovania

Prišlo niečo a musíme presunúť pizzu na sobotu večer. To nie je pre nás problém, ale čo s našimi účastníkmi? No ich plány sú úplne na nich, ale Outlook aspoň uľahčuje upozorňovať ich na zmeny.

Ak chcete zmeniť stretnutie a upozorniť svojich účastníkov, najprv otvorte udalosť z kalendára programu Outlook a vykonajte potrebné zmeny. V tomto prípade sa stretnutie stretávame späť jeden deň. Upozorňujeme, že môžete kliknúť na tlačidlo "Odoslať aktualizáciu" a pozvaní budú aktualizovaní o tejto zmene.

V tomto momente, ak niektorý účastník predtým prijal vašu pozvánku, bude ju musieť znova prijať.

Teraz môže byť vhodný čas na to, aby ste ukázali, ako sledovať pokrok vášho stretnutia. Kliknite na tlačidlo "Sledovanie" a odtiaľ môžete vidieť priebeh stretnutia. Práve teraz prijal iba jeden pozvaný, takže možno táto sobota nie je taký dobrý čas.

Uh, opäť niečo prišlo a musíme zrušiť stretnutie. Stačí kliknúť na tlačidlo Zrušiť stretnutie. Vaša pozvánka sa teraz zmení a kliknutím a odoslaním zlých správ dostanete tlačidlo "Odoslať zrušenie".

Je to tak jednoduché, že vaši predchádzajúci pozvaní dostanú aktualizovaný e-mail a udalosť bude z kalendára programu Outlook odstránená.

Diania

Po zadaní a uložení schôdzok - zapísaných stretnutí sa zobrazí vo vašom kalendári. Keď nad ním prejdete, uvidíte príslušné podrobnosti. V tomto bode, ak je všetko dobré, môžete to nechať a prejsť na iné veci.

Ak ho však chcete zmeniť alebo odstrániť, môžete ho otvoriť buď dvojitým kliknutím, alebo pomocou príslušnej akcie na páse, ktorá je tu otvorená.

Môžete tiež získať prístup k mnohým rovnakým ovládacím prvkom pásu z kontextového menu pravým tlačidlom myši.

Po otvorení schôdzky alebo schôdzky si všimnite kartu Možnosti, ktorá vám umožní ovplyvniť niektoré zmeny, ako je zmena stavu (Obsadené, Predbežné, Mimo kancelárie atď.), Nastavenie pripomienky, zmenu časového pásma a nakoniec nastavenie ako opakujúca sa udalosť.

Opakujúce sa udalosti sú bežné, napríklad týždenné stretnutie alebo štvrťročné zárobkové akcie, alebo len obed s priateľom, takže je dobré vedieť, ako ich nastaviť. Ako môžete vidieť na snímke obrazovky, malo by to byť celkom jednoduché. Môžete nastaviť čas schôdzky, vzorec a samozrejme rozsah alebo ako dlho dôjde k opakovaniu.

Na nasledujúcom obrázku nájdete opakované udalosti pre každé pondelok o 13:00 hod., Ktoré bude pokračovať neurčito.

Je dôležité mať na pamäti, že zatiaľ čo schôdzky a schôdzky majú niekoľko kľúčových rozdielov, stále vyzerajú a môžu byť upravené rovnakým spôsobom, takže všetky možnosti, ktoré uvidíte pri stretnutiach, budú pre stretnutia rovnaké.

Priloženie súboru alebo dokumentu do položky kalendára

Predstavme si, že ste si dohodli schôdzku, ako napríklad prevzatie vášho domáceho miláčika na veterinárneho lekára alebo zmenu oleja a v každom prípade máte dokument alebo obrázok, ktorý chcete pripojiť, aby ste nezabudli.

V nasledujúcom príklade dostávame konečne náš olej a máme zaň kupón. Môžete vytlačiť kupón a pokúsiť sa na to spomenúť vopred, alebo by ste ho mohli jednoducho priložiť k schôdzke, takže keď vám pripomenie Outlook, kupón je tu, aby ste si ho mohli vytlačiť, keď o tom premýšľate.

Ak chcete to urobiť, kliknite na tlačidlo "Pripojiť súbor" a potom prejdite na miesto, kde sa uloží. Môžete buď vložiť súbor ako taký, vložiť ho ako text alebo vložiť umiestnenie súboru ako hypertextový odkaz. V tomto prípade budeme len pripájať PDF ako je.

Samozrejme, bude to veľmi užitočná funkcia, ak potrebujete zdieľať dokumenty na pracovné stretnutie, posielať študijné materiály študentom alebo kedykoľvek môže situácia vyžadovať doplňujúce informácie.

Spravovanie a zdieľanie kalendárov

Spravovanie kalendárov vám umožní vykonať dve veci. Môžete otvoriť kalendáre z rôznych zdrojov a môžete vytvárať a ukladať skupiny kalendárov.

Ak kliknete na tlačidlo "Otvoriť kalendár", môžete vytvoriť kalendár z viacerých zdrojov, napríklad z internetu, alebo môžete vytvoriť prázdny kalendár. Jednou z výhod vytvorenia prázdneho kalendára je to, že ste schopní udržať vašu prácu a domáci život samostatný.

Na nasledujúcej snímke nájdete niekoľko kalendárov, ktoré sme vytvorili, a vytvorili sme aj špeciálnu skupinu pre prácu. Môžete skutočne pretiahnuť udalosti z jedného kalendára do druhého; vidíte, ako máme záznam pre týždenné stretnutie v dvoch kalendároch, ktoré sme si vybrali na zobrazenie.

Schopnosť presúvať udalosti na kalendároch znamená, že ak ste strávili čas pridaním schôdzky alebo stretnutia, ak neskôr rozhodnete, že to musí byť v inom kalendári, nemusíte tieto udalosti znovu vytvárať.

Nakoniec môžete zdieľať kalendáre, ktoré by mali byť celkom samozrejmosťou, ale je to možnosť e-mailu kalendára. Pokryli sme to stručne v predchádzajúcom článku, je to jednoducho ďalší spôsob, ako to dosiahnuť. Tu na nasledujúcej snímke obrazovky uvidíte, čo sa stane, keď použijete túto možnosť.

Môžete určiť, ktorý kalendár zdieľate, rozsah dátumov (od jedného dňa po celý kalendár), úroveň podrobností na zdieľanie (jednoduchá dostupnosť, obmedzené a úplné podrobnosti) a potom je niekoľko možností rozšírení, ktoré môžete použiť.

Zdieľanie týmto spôsobom znamená, že môžete rýchlo, jednoducho a bez problémov šíriť informácie o kalendári s ostatnými používateľmi programu Outlook a integrovať aj odosielané kalendáre.

Možnosti kalendára

Existuje pomerne málo kalendárnych možností na triedenie (aj keď nie toľko ako pri e-mailoch). Väčšina z týchto možností je určená na nastavenie kalendára tak, aby efektívnejšie pracoval s vašimi profesionálnymi a osobnými potrebami.

Môžete napríklad zmeniť pracovné hodiny a pracovný týždeň, pridať sviatky, zmeniť časové pásmo, nastaviť predvolenú farbu a dokonca si vybrať medzi Fahrenheitom a stupňami Celzia. Prejdite sa cez to vo svojom voľnom čase a vyskúšajte, čo vám najlepšie vyhovuje.

Funkcie kalendára v programe Outlook sú prvotriedne a ak pracujete v organizácii s centrálnym serverom Exchange, potom ste pravdepodobne oboznámení s tým, ako môžete spolupracovať na zdieľaných kalendároch, zobrazovať udalosti a ďalšie. To všetko bez problémov funguje v rámci vašej lokálnej inštalácie programu Outlook s cieľom zvýšiť výkon a pohodlie.

Doma je pekné mať kalendár s toľkými funkciami v tom istom programe. Nie je potrebné prechádzať z e-mailovej aplikácie do aplikácie kalendára, môžete naplánovať udalosti a rýchlo pozvať účastníkov iba niekoľkými kliknutiami na tlačidlo myši a oveľa viac.

Ale to je dosť hovorí od nás. Prečo od vás teraz nevieme? Dajte nám vedieť svoje myšlienky alebo poskytnite svoje pripomienky v našom diskusnom fóre.

Link
Plus
Send
Send
Pin