Poďme sa rozprávať o kalendároch programu Outlook, pretože mimo e-mailu (možno ešte občas), organizovaný a produktívny sa spolieha na schopnosť spravovať udalosti a robiť veci. Jedna z vecí, ktoré Outlook robí s veľkou aplomb, možno lepšie ako väčšina ostatných aplikácií, je kalendár. Funkcie kalendára aplikácie Outlook sú druhoradé, pokiaľ ide o vytváranie, úpravu a zdieľanie udalostí.
Tento článok sa zameria predovšetkým na jednoduché veci. Ukážeme vám, ako vytvoriť a spravovať svoje kalendáre, pridávať schôdzky, schôdzky a tiež zdieľať ich s ostatnými vo vašom adresári pre jednoduchú spoluprácu. V čase, keď sme skončili, ukážeme, ako za hranice používania programu Outlook pre základy, ako sú e-maily alebo kontakty a adresáre, môžete začleniť kalendár do vášho zaneprázdneného života a zlepšiť svoju domácu alebo malú kanceláriu.
Základy kalendára
Kedykoľvek budete používať program Outlook, budete mať k dispozícii svoje funkcie kalendára. Aj keď nemáte nastavený e-mailový účet, stále môžete používať program Outlook pre ostatné funkcie. Kalendár funguje najlepšie, ale ak môžete využiť jeho možnosti spolupráce, pomocou e-mailového konta sa ubezpečuje, že môžete posielať pozvánky na schôdzku a prijímať upozornenia účastníkov.
Bez ohľadu na to je tu váš základný kalendár každodenného života, t. J. Predvolený kalendár priradený vášmu predvolenému profilu programu Outlook. Toto je mesačný pohľad, ale môžete použiť funkcie na záložke Usporiadanie na zmenu zobrazenia.
Ohýbanie svalového kalendára
Môžete urobiť dosť, aby ste zmenili usporiadanie a vzhľad vášho kalendára. Ak skontrolujete kartu zobrazenia nižšie, uvidíte celý sortiment štýlov, ktoré môžete použiť pre kalendár, ktorý vyhovuje vašim organizačným potrebám.
Je to dobrý nápad hrať si s kartou Zobrazenie v každom režime, pretože nie všetky budú úplne rovnaké. Tabuľka čítania napríklad nie je v zobrazení kalendára veľa využiteľná, ale je to určite skvelý doplnok k vašej schránke.
Pridávanie schôdzok a stretnutí
Pozrime sa na nastavenie schôdzok a stretnutí. V nasledujúcom príklade organizujeme párty pizze. Predmetom samozrejme je povaha stretnutia a zatiaľ čo pizza strana nie je nevyhnutne "schôdzka", dostanete nápad. Potom môžete pridať ďalšie špecifiká, ako napríklad miesto konania pizze a jej začiatok a koniec.
Môžete zadať mená ručne, alebo kliknúť na tlačidlo "Komu" na pridanie účastníkov z vášho adresára. Ak ešte nenastavíte adresár, môžeme vám povedať, ako pridávať a spravovať kontakty, ako aj importovať kontakty z iných zdrojov, napríklad z Gmailu.
Zmeny alebo zrušenie stretnutí a odpovedí sledovania
Prišlo niečo a musíme presunúť pizzu na sobotu večer. To nie je pre nás problém, ale čo s našimi účastníkmi? No ich plány sú úplne na nich, ale Outlook aspoň uľahčuje upozorňovať ich na zmeny.
Ak chcete zmeniť stretnutie a upozorniť svojich účastníkov, najprv otvorte udalosť z kalendára programu Outlook a vykonajte potrebné zmeny. V tomto prípade sa stretnutie stretávame späť jeden deň. Upozorňujeme, že môžete kliknúť na tlačidlo "Odoslať aktualizáciu" a pozvaní budú aktualizovaní o tejto zmene.
Teraz môže byť vhodný čas na to, aby ste ukázali, ako sledovať pokrok vášho stretnutia. Kliknite na tlačidlo "Sledovanie" a odtiaľ môžete vidieť priebeh stretnutia. Práve teraz prijal iba jeden pozvaný, takže možno táto sobota nie je taký dobrý čas.
Diania
Po zadaní a uložení schôdzok - zapísaných stretnutí sa zobrazí vo vašom kalendári. Keď nad ním prejdete, uvidíte príslušné podrobnosti. V tomto bode, ak je všetko dobré, môžete to nechať a prejsť na iné veci.
Priloženie súboru alebo dokumentu do položky kalendára
Predstavme si, že ste si dohodli schôdzku, ako napríklad prevzatie vášho domáceho miláčika na veterinárneho lekára alebo zmenu oleja a v každom prípade máte dokument alebo obrázok, ktorý chcete pripojiť, aby ste nezabudli.
V nasledujúcom príklade dostávame konečne náš olej a máme zaň kupón. Môžete vytlačiť kupón a pokúsiť sa na to spomenúť vopred, alebo by ste ho mohli jednoducho priložiť k schôdzke, takže keď vám pripomenie Outlook, kupón je tu, aby ste si ho mohli vytlačiť, keď o tom premýšľate.
Spravovanie a zdieľanie kalendárov
Spravovanie kalendárov vám umožní vykonať dve veci. Môžete otvoriť kalendáre z rôznych zdrojov a môžete vytvárať a ukladať skupiny kalendárov.
Nakoniec môžete zdieľať kalendáre, ktoré by mali byť celkom samozrejmosťou, ale je to možnosť e-mailu kalendára. Pokryli sme to stručne v predchádzajúcom článku, je to jednoducho ďalší spôsob, ako to dosiahnuť. Tu na nasledujúcej snímke obrazovky uvidíte, čo sa stane, keď použijete túto možnosť.
Možnosti kalendára
Existuje pomerne málo kalendárnych možností na triedenie (aj keď nie toľko ako pri e-mailoch). Väčšina z týchto možností je určená na nastavenie kalendára tak, aby efektívnejšie pracoval s vašimi profesionálnymi a osobnými potrebami.
Funkcie kalendára v programe Outlook sú prvotriedne a ak pracujete v organizácii s centrálnym serverom Exchange, potom ste pravdepodobne oboznámení s tým, ako môžete spolupracovať na zdieľaných kalendároch, zobrazovať udalosti a ďalšie. To všetko bez problémov funguje v rámci vašej lokálnej inštalácie programu Outlook s cieľom zvýšiť výkon a pohodlie.
Doma je pekné mať kalendár s toľkými funkciami v tom istom programe. Nie je potrebné prechádzať z e-mailovej aplikácie do aplikácie kalendára, môžete naplánovať udalosti a rýchlo pozvať účastníkov iba niekoľkými kliknutiami na tlačidlo myši a oveľa viac.
Ale to je dosť hovorí od nás. Prečo od vás teraz nevieme? Dajte nám vedieť svoje myšlienky alebo poskytnite svoje pripomienky v našom diskusnom fóre.
Aplikácia Outlook 2013 vám umožňuje priradiť kategórie k veciam a prispôsobiť uvedené kategórie. Vec v kategóriách spočíva v tom, že sú univerzálne v programe Outlook a môžete priradiť každú kategóriu kombinácii klávesnice. Takže môžete kategorizovať e-maily, udalosti kalendára a poznámky pomocou niekoľkých rýchlych klávesov.
Ak ste jedným z tých ľudí, ktorí majú tabuľu alebo poznámkový blok s stále sa vyvíjajúcim zoznamom úloh, alebo váš stôl a monitory sú zdobené nálepkami Post-it®, ktoré vám pripomínajú dôležité udalosti, potom tento článok pre vás.
Aplikácia Outlook nemá veľký význam, ak nemáte kontakty. Samozrejme, môžete zadať e-mailové adresy tak, ako idete, ale je to časovo náročné a náchylné na chyby. Je lepšie mať svoje kontakty už v programe Outlook, takže môžete jednoducho vypnúť rýchlu správu iba niekoľkými kliknutiami.
Ak používate program Outlook pre e-mail a kalendár, ale aj pre službu Kalendár Google (jeden pre podnikanie a jeden pre osobné), môžete jednoducho pridať Kalendár Google do programu Outlook, aby ste mohli zobraziť všetky svoje kalendáre na jednom mieste.
Ak zistíte, že počas celého dňa posielate e-maily rovnakým ľuďom, je to zdĺhavé zadávanie ich adries individuálne. Dnes sa pozrieme na vytvorenie kontaktných skupín, aby sme tento proces uľahčili.