Nie je to len spam. Spam stále existuje, je to nepríjemná skutočnosť života, ale existujú spôsoby, ako sa s tým vyrovnať. Je to nával iných e-mailov, ktoré dostaneme - aktualizácie o softvéri, pozvánkach na udalosti, mailingových zoznamoch, ktoré sme dostali, ale nikdy si nezabudli odhlásiť - čo všetko si vyžaduje určitý spôsob organizovania, triedenia a odosielania správ na ich správne miesto, či ide o určenú zložku alebo o odpad.
Hovorili sme dosť o programe Outlook vrátane e-mailových základov, ako je skladanie a odosielanie, spôsoby pridávania a prijímania príloh, importovanie kontaktov a správa adresárov. Chceme teraz obrátiť našu pozornosť na väčší obraz so zameraním na správu schránok.
Ovládanie doručenej pošty v programe Outlook
Aplikácia Outlook má množstvo funkcií, ktoré vám pomôžu filtrovať poštu na jej správne miesta. Ak začnete kliknúť pravým tlačidlom myši na správu alebo myš na pásku kariet, zistíte, že existuje funkcia nazvaná Rýchle kroky.
Prvá vec, ktorú budete robiť, je výber rýchleho kroku, ktorý chcete vytvoriť. Urobme to jednoduché, aby sme ilustrovali náš postoj.
V tomto rýchlom kroku vyberieme správu, ktorú považujeme za rozličnú a kliknite na tlačidlo Rýchly krok, ktorý presunie správu do priečinka Misc a označí správu ako čítanú.
Ak kliknete na tlačidlo Možnosti, uvidíte, ako je konštruovaný Quick Step a môžete ho tiež upravovať, napríklad pridávať alebo odstraňovať časti z neho.
Napríklad na tejto snímke by ste mohli odstrániť krok, v ktorom sú správy označené ako Read, takže všetko sa presunie do priečinka Miscellaneous, ale jeho stav zostane nezmenený.
Základné pravidlá pravidiel
Ako sme už uviedli, Rýchle kroky sú niečím, čím konáte, zatiaľ čo pravidlá fungujú automaticky, v zákulisí, podľa zadaných kritérií. Keď kliknete na tlačidlo "Pravidlá", v rozbaľovacom zozname by ste mali vybrať možnosť "Vytvoriť pravidlo …".
Primárne podmienky pre tvorbu pravidiel sú celkom základné a nemusí sa stať, že by ste sa museli ponoriť do pokročilejších možností, a tak poďme sa pozrieť na niektoré z ich jednoduchších aspektov.
Na nasledujúcom obrázku vidíte, že môžete smerovať poštu od určitých odosielateľov, alebo na základe predmetu, alebo komu ho posiela. Odtiaľ môžete Outlook upozorniť vizuálne a / alebo so zvukom. Môžete tiež presunúť správu do konkrétneho priečinka, ktorý sa na rozdiel od používania rýchleho kroku stane bez vášho vstupu.
Ak kliknete na tlačidlo "Vytvoriť pravidlo", zobrazí sa nasledovné dialógové okno sprievodcu.
Predstavte si, že urobíme rýchly krok, ktorý sme vytvorili skôr a chceme ho zmeniť. Chceme si vybrať naše kritériá z vyššie uvedených možností a potom kliknúť na tlačidlo "Ďalej". V tomto prípade budeme presúvať poštu, ktorá bude odoslaná do nášho účtu How-To Geek.
Na ďalšej obrazovke vyberieme možnosť "presunúť sa na určenú zložku" a potom v dolnej časti klikneme na podčiarknutý odkaz "presunúť ju do určeného priečinka." Potom sa zobrazia možnosti, ktoré nám umožnia smerovať poštu k čomu priečinok, ktorý si vyberieme, čo je v tomto prípade "Rôzne".
Ak sa chcete dozvedieť viac o automatických presunoch správ do konkrétneho priečinka, odporúčame Vám pozrieť si tento článok.
Odstraňovanie a ignorovanie e-mailových správ
Dostanete veľa e-mailov, ktoré nechcete alebo nepotrebujete, či už ide z prebytočného nadchádzajúceho rodiča, alebo rovno spam, udržiavanie vašej schránky skrášľovanej a dobre upravenej bude veľkou výzvou, ak nebudete vedieť, ako používať nástroje, ktoré máte k dispozícii.
Ako vidíte viditeľne zobrazené na páse kariet, je tu časť venovaná výmazu vecí, najdôležitejšie je veľké tlačidlo "Vymazať" a jeho obrie X. Môžete tiež jednoducho vybrať správu alebo skupinu správ a kliknúť na tlačidlo alebo len klepnite na klávesovú skratku "Odstrániť".
Ďalšou pozoruhodnou možnosťou je funkcia Vyčistiť. Kliknutím na tlačidlo "Vyčistiť" sa aktivuje rozbaľovacia ponuka s nasledujúcimi možnosťami
Spam, spam Spustiť!
Spam nemá rovnaký druh titulkov, ako kedysi, pretože z väčšej časti moderné filtre nevyžiadanej pošty robia dosť dobrú prácu pri odstraňovaní všetkých. Ak používate službu Gmail alebo iné služby webovej pošty, pravdepodobne ju nebudete vidieť veľa, čo neznamená, že to nie je, najmä ak ste učinili neopodstatnenú chybu v súhlase s povolením spoločnosti zdieľať vašu adresu so svojimi marketingovými partnermi, alebo kliknete na nesprávne políčko a omylom sa prihlásite na distribúciu.
Ide o to, spam stále pretrváva, ale program Outlook vám dáva možnosť dúfajme, že ho budete pod kontrolou s nevyžiadanými filtrami. Keď dostanete správu, ktorá je zjavne nevyžiadaná alebo spam, môžete vybrať túto správu a potom kliknúť na tlačidlo "Nevyžiadaná pošta" pre rozbaľovací zoznam možností. Pri neželaných správach si vyberiete možnosť "Blokovať odosielateľa", ale za všetko ostatné, budete chcieť upraviť možnosti nevyžiadanej pošty.
Udržiavanie vašej schránky naklonenej a zmyselnej sa venuje venovaniu a pozornosti detailom. Aby som bol úprimný, niekoľko dobre navrhnutých pravidiel môže vykompenzovať veľa práce, ale vždy budú nové výzvy. Pamätajte na tieto nástroje - Rýchle kroky, Pravidlá, ignorovanie a Nepríjemné filtre - a budete na vašej ceste k zmierneniu vášho e-mailu.
Počujme od vás teraz. Povedzte nám o vlastných obľúbených Rýchle kroky a pravidlá alebo o tom, ako zvládnuť spam. Naše diskusné fórum je otvorené, preto nám poskytnite svoje pripomienky a otázky.
