Webová kancelária spoločnosti Google je v priebehu rokov vyspelá a teraz ponúka všetko od prístupu offline k doplnkovej podpore tretích strán. Je to stále jednoducho použiteľná kancelárska sada, ktorá funguje všade s vynikajúcimi funkciami spolupráce v reálnom čase.
Povoliť prístup v režime offline
Dokumenty Google môžu pracovať offline. Umožňuje vám vytvárať nové dokumenty, pokračovať v práci na aktuálnych dokumentoch a dokonca aj zobrazovať dokumenty bez pripojenia k internetu. Keď sa znovu pripojíte na Internet, vaše zmeny budú synchronizované online.
Táto funkcia vyžaduje prehliadač Google Chrome, takže funguje na systémoch Windows, Linux, Mac OS X a Chromebookoch. Ak to chcete nastaviť, otvorte web služby Disk Google, kliknite na ozubené tlačidlo v pravom hornom rohu stránky a kliknite na položku Nastavenia. V hlavnom okne začiarknite možnosť "Synchronizovať prácu s týmto počítačom tak, aby ste mohli upravovať offline" a kliknite na tlačidlo Hotovo. Ak chcete používať službu Dokumenty Google v režime offline, vráťte sa na webovú stránku služby Disk Google v prehliadači Chrome, keď nemáte pripojenie na Internet.
Spolupracujte v reálnom čase
Dokumenty Google majú lepšie funkcie spolupráce ako verzia balíka Microsoft Office. Môžete spolupracovať v reálnom čase a všetci, ktorí majú prístup k dokumentu, budú môcť okamžite upraviť. Uvidíte kurzorov iných ľudí v dokumente a môžete ich sledovať v reálnom čase.
Kliknutím na položku Súbor> Zdieľať spustite zdieľanie dokumentu. Môžete pozvať jednotlivých ľudí na svoje e-mailové adresy alebo povoliť každému, kto má osobitný odkaz na dokument, aby ho upravil.
Zdieľanie nie je len úprava - funkcia zdieľania vám umožňuje zdieľať dokument s jedným alebo viacerými ľuďmi, aby si ho mohli prezerať. Budú mať vždy najnovšiu kópiu, takže to môže byť pohodlnejšie než odoslanie súboru. Môžete tiež dať ľuďom možnosť ponechať komentáre na dokumente, aby ste mohli získať ich vstup bez toho, aby im umožnili upraviť váš dokument.
Publikovať dokument
Dokumenty Google vám umožňujú rýchlo uverejniť dokument online. Stačí kliknúť na položku Súbor> Publikovať na web a kliknúť na tlačidlo Spustiť publikovanie. Dostanete verejný odkaz na dokument v publikovanej podobe, takže ho môžete zdieľať s inými ľuďmi a oni ho môžu zobraziť. Dokument nemusíte hostiť niekde na vlastných serveroch.
Táto funkcia je oddelená od funkcie zdieľania. Po uverejnení dokumentu môže ktokoľvek s odkazom ho zobraziť. Keď je zdieľaný, môže byť zdieľaný iba s niekoľkými ľuďmi. Keď ľudia pristupujú k zdieľanému dokumentu, uvidia editor služby Dokumenty Google. Keď pristupujú k publikovanému dokumentu, uvidia dokument ako typickú webovú stránku.
Prejdite na Next Typo / Previous Typo
Pre rýchlu korekciu chýb použite klávesovú skratku Ctrl + a prejdite na ďalšiu typografiu v aktuálnom dokumente a Ctrl +; prejsť na predchádzajúcu typografiu. To vám umožní rýchlo opraviť nápisy bez prechádzania aktuálnym dokumentom a hľadaním tých červených podčiarkov.
Dokumenty Google tiež nedávno získali funkciu Kontrola pravopisu, ktorá vám umožní rýchlo vyriešiť problémy v aktuálnom dokumente, funkcii, ktorú chýba dlhý čas - stačí kliknúť na položku Nástroje> Kontrola pravopisu a použiť ju.
Vyhľadávanie a vloženie odkazov
Dokumenty Google obsahujú silu vyhľadávania Google, ktoré vám pomôže ľahko vložiť odkazy do aktuálneho dokumentu. Namiesto otvorenia novej karty prehľadávača a hľadania stránky, ktorú chcete prepojiť, môžete vyhľadávať priamo z dialógu odkazu. Ak to chcete urobiť, kliknite na možnosť Vložiť> Odkaz. Do vyhľadávacieho dialógového okna zadajte vyhľadávanie a spoločnosť Google zobrazí stránky, ktoré zodpovedajú vášmu vyhľadávaniu - kliknutím na nej vytvoríte odkaz na vybratú adresu.
Konfigurujte svoje textové štýly
Namiesto toho, aby ste manuálne formátovali každý text v dokumente, mali by ste namiesto toho formátovať text pomocou štýlov. To znamená, že skôr než nastavíte všetky svoje nadpisy na určitú veľkosť písma a tučný text, mali by ste jednoducho kliknúť na pole štýlu a nastaviť ich na "Nadpis 1."
Môžete tiež jednoducho upraviť nastavenia písma používané pre rôzne štýly. Najskôr zformátujte nejaký text a použite typ formátovania, ktorý chcete použiť pre štýl. Vyberte tento text, kliknite na pole štýlu v hornej časti obrazovky a kliknite na šípku napravo od štýlu, ktorý chcete upraviť. Kliknite na možnosť Aktualizovať názov štýlu "na zápas" a tento štýl bude teraz používať typ vybratého formátovania.
Ak chcete uložiť tieto prispôsobené štýly a použiť ich v iných dokumentoch, kliknite sem v ponuke Možnosti v dolnej časti zoznamu a vyberte možnosť Uložiť ako svoje predvolené štýly.
Spravujte svoj osobný slovník
Ak Dokumenty Google považujú slovo za preklep, ale viete, že je to správne, môžete pravým tlačidlom myši kliknúť na podčiarknuté slovo a vybrať možnosť Pridať do osobného slovníka. Potom môžete kliknúť na položku Nástroje> Osobný slovník a upraviť zoznam slov v osobnom slovníku. Ak omylom pridáte do tohto zoznamu slovo s chybným slovom, musíte ho odstrániť, skôr ako vás spoločnosť Google o tom znova upozorní.
Táto možnosť je pomerne nedávna funkcia - v minulosti služba Dokumenty Google neumožňovala odstrániť slová, ktoré ste pridali do tohto zoznamu. Možno budete chcieť zobraziť zoznam a uistiť sa, že ste v minulosti nesprávne pridali do zoznamu nesprávne slová.
Kopírovať a prilepiť pomocou schránky na webe
Dokumenty Google majú funkciu webovej schránky, ktorú zdieľa v dokumentoch, tabuľkách a prezentáciách Google. Táto schránka je priradená k vášmu účtu Google, takže vás bude sledovať vo všetkých počítačoch, ktoré používate. Na rozdiel od štandardnej schránky operačného systému môže webová schránka obsahovať viacero položiek. Schránka podporuje text, obrázky, kresby a ďalšie bity údajov z dokumentov Google.
Ak chcete použiť túto funkciu, vyberte niektorý text, kliknite na položku Upraviť a použite ponuku Web schránky. Toto je najlepší spôsob kopírovania niektorých typov údajov, napríklad výkresov, medzi rôzne typy dokumentov Google. Položky, ktoré uložíte do webovej schránky, budú po 30 dňoch vymazané, ak s nimi nebudete komunikovať.
Použite nástroj pre výskum
Dokumenty Google obsahujú bočný panel určený na skúmanie - otvorte ho kliknutím na položku Nástroje> Výskum. Tento bočný panel umožňuje vyhľadávať obrázky, cenové ponuky a webové výsledky, takže ich môžete ľahko vložiť do dokumentu. Uľahčuje tiež vyhľadávanie akademických štúdií a rýchle vloženie príslušných poznámok pod čiarou alebo citácií pre formáty citácie MLA, APA alebo Chicago. Môžete tiež rýchlo vkladať citácie na webové výsledky - môže to byť jednoduchý spôsob, ako vytvoriť bibliografiu pre školský papier.
Nainštalujte doplnky
Doplnky sú pomerne nová funkcia. Sú to bity tretích strán softvéru vytvorené pomocou skriptu Google Apps Script. Môžete ich nainštalovať kliknutím na položku Nástroje> Spravovať doplnky. Môžu sa potom použiť z ponuky doplnkov.
Môžete napríklad nainštalovať doplnok Tezaurus, ktorý vám umožní vybrať ľubovoľné slovo a kliknutím na položku Doplnky> Tezaurus> Nájsť synonymá pre vybrané slovo zobrazíte synonymá pri písaní dokumentu. Medzi ďalšie doplnky patrí jednoduchý tvorca bibliografie, diagramový nástroj a generátor obsahu.
Dokumenty Google majú tiež viac trikov v rukáve. Súbor File> Download as je obzvlášť užitočný, čo vám umožňuje prevziať dokument v mnohých rôznych formátoch. Môžete si ho prevziať ako dokument PDF alebo Microsoft Office, ak potrebujete dokument odoslať alebo zaslať do e-mailu vo formáte súboru.
