Fax je často považovaný za bezpečnejší ako e-mail, hoci to naozaj nie je. Faxové zariadenia komunikujú cez telefónne linky bez šifrovania a faxové prístroje sa často nachádzajú v zaneprázdnených oblastiach, kde je možné jednoducho zachytiť dokumenty.
Alternatívy k faxovaniu
Existuje veľa alternatív k faxovaniu. Ak nie ste obmedzený zákonmi alebo preto, že osoba na druhom konci vyžaduje použitie faxu, skúste jednu z týchto alternatív:
- E-mailové dokumenty: Áno, skromný e-mail môže nahradiť mnohé faxy. Pravdepodobne faxujete dokument napísaný z počítača, takže prečo sa obťažovať faxom? Pripojte súbor k e-mailu alebo jednoducho vložte dôležitý text do samotného e-mailu.
- Skenovanie a e-mail: Ak máte fax, ktorý funguje aj ako skener, môžete ho použiť na skenovanie papierových dokumentov do počítača ako súbory PDF. Pripojte tieto súbory PDF na e-mail, ktorý ich pošlete. Môžete dokonca skúsiť pomocou telefónu skenovať dokument - určite to nebude najlepšia kvalita, ale videli sme niektoré pekne nízke kvality faxov.
- Nahrať dokumenty: Niektoré organizácie vám môžu umožniť odovzdať naskenované súbory dokumentov na web, a nie jednoducho ich posielať e-mailom.
- Použite poštovú zásielku: Snail mail je pomalšia alternatíva k faxovaniu, ktoré je v mnohých ohľadoch horšie, ale nie vždy to je zlé. Ak nemáte fax a dokument nie je naliehavý, môžete všeobecne poslať dokument väčšine organizácií namiesto ich faxovania. Určite musíte riešiť poštový systém, ale aspoň nemusíte faxovať nič.
Podpísať dokumenty bez ich tlače
Možno budete musieť podpísať dokumenty a poslať ich niekomu, a akonáhle sa vytlačia, môžete byť pokúšaní ich faxovať. Koniec koncov, alternatívou by bolo vytlačiť dokument, podpísať ho, naskenovať späť do počítača a odoslať ho e-mailom. Namiesto toho, aby ste si zbytočne strávili čas, môžete použiť softvér na aplikáciu skutočného podpisu na dokument vo vašom počítači. Jednoducho zachyťte svoj podpis a bude uložený ako obrázok, ktorý môžete aplikovať na dokumenty. Môžete ľahko podpísať budúce dokumenty bez ich tlače.
Ak máte tabletu so stylusom, môžete dokonca použiť dotykové pero na podpísanie dokumentu priamo na obrazovke.
Faxovať dokument online
Online faxové služby vám umožňujú faxovať dokument bez toho, aby ste potrebovali vlastný faxový prístroj alebo dokonca telefónnu linku. Na načítanie dokumentu a na zadanie telefónneho čísla príjemcu používate webové rozhranie. Samotná služba sa postará o všetky veci na poslednú míľu a faxuje dokument na vzdialený faxový prístroj prostredníctvom vlastných telefónnych liniek.
Ak potrebujete faxovať len zriedkavo, tieto služby vám umožnia poslať niekoľko strán tu a tam bez strávenia centov. Ak budete musieť faxovať dokumenty častejšie, možno budete musieť niečo zaplatiť - ale budete musieť zaplatiť za fax a telefónnu linku.
Tieto služby technicky zahŕňajú faxovanie, ale aspoň nemajú pocit, že používajú staré faxové zariadenie a nevyžadujú, aby ste mali pevný telefón.
Príjem faxu online
Prijímanie faxu môže mať bolesť hlavy, ak máte domácu kanceláriu. Váš fax musí byť stále zapnutý a počúvať na faxoch po celú dobu. Na prijímanie faxov potrebujete vyhradenú linku, aby ste pri telefonovaní nechytili žiadne faxy. Môžete sa pokúsiť požiadať ľudí o faxovanie dokumentu v konkrétnom čase, keď ste si istí, že pevný telefón nie je viazaný.
Namiesto toho, aby ste sa zaoberali všetkými týmito nezmysly, požiadajte ľudí o skenovanie a posielanie e-mailových dokumentov. Môžete tiež použiť iné nástroje, ak sa nechcete spoľahnúť na e-mail - napríklad môžete použiť JotForm spolu s Dropbox na vytvorenie webovej stránky, kde ľudia môžu nahrávať súbory PDF a objavia sa v priečinku vo vašom Dropboxe.
Môžete tiež skúsiť používať službu, ktorá vám poskytuje vyhradené faxové číslo a umožňuje vám tam prijímať faxy. Tieto zvyčajne stojí peniaze - konečne, faxová služba musí platiť za vyhradené telefónne číslo pevnej linky a sledovať ju za vás. eFax ponúka mesačne 10 voľných prichádzajúcich stránok, aj keď vám neposkytujú žiadne voľné odchádzajúce stránky. HelloFax vám umožňuje poslať päť bezplatných stránok, ale to je všetko. Každá bezplatná on-line faxová služba má takýto úlovok - je tu voľná ponuka, ktorá vás priťahuje, zatiaľ čo musíte zaplatiť za najdôležitejšie funkcie. Faxovanie zahŕňa prepojenie s faxmi a pevnými telefónnymi číslami, a to nie je zadarmo. Taktiež sa často používa na obchodné účely a podniky sú ochotné vynaložiť peniaze na takéto veci.
Last Resort: Použitie skutočného faxu bez vlastníka
Ak nechcete, aby ste sa zaoberali službami on-line alebo poštou a nemáte absolútne inú možnosť než poslať príležitostný dokument ako fax, stále existuje alternatíva k nákupu vlastného faxového prístroja a pevného telefónu. Pravdepodobne môžete navštíviť miestny obchod, ktorý ponúka kopírovanie a umožní vám zaplatiť pár centov za odoslanie faxu. Toto nie je ideálne, ak často posielate faxy, ale ak budete musieť faxovať niečo raz za rok, môže to byť v poriadku.
Samozrejme, toto stále zahŕňa použitie faxu.Niektoré organizácie požadujú iba faxy a možno sa nebudete cítiť príjemne odovzdávať veľmi citlivé dokumenty na webovú faxovú službu. Nie je veľa čo môžete urobiť, ak sa musíte zaoberať organizáciou, ktorá požaduje faxy.
Faxovanie bude stále s nami ešte len chvíľu, aj keď len kvôli predpisom, ktoré povzbudzujú zdravotnícke a právnické organizácie, aby používali starší faxový systém namiesto moderných alternatív.
