Pripravte si dokument Word pre masovú distribúciu

Pripravte si dokument Word pre masovú distribúciu
Pripravte si dokument Word pre masovú distribúciu

Video: Pripravte si dokument Word pre masovú distribúciu

Video: Pripravte si dokument Word pre masovú distribúciu
Video: How to trick your BOSS!!! - YouTube 2024, Marec
Anonim

Tento článok hosťa napísal Askar, geek za webom DemoGeek.

Ak pracujete v tíme, alebo ak ide o zákazníkov, možno budete chcieť zabezpečiť, aby ste distribuovali svoje dokumenty správnym spôsobom tak, aby informácie v dokumente dosiahli správne publikum a dôvernosť informácií bola rešpektovaná.

Program Word 2007 má funkciu, s ktorou môžete formálne pripraviť dokument programu Word na správnu distribúciu skupine ľudí alebo dokonca ľuďom s určitým faktorom dôveryhodnosti.

príprava

Spustite program Word 2007 a vytvorte dokument tak, ako chcete.

Akonáhle ste spokojní s dokumentom a ste pripravení na distribúciu, pozastavte na chvíľu, než zasiahnete e-mailovú aplikáciu a postupujte podľa týchto jednoduchých krokov, aby ste dokument pripravili na distribúciu. Majte na pamäti, že tieto kroky sú izolované a čo to znamená, že si môžete vybrať a zvoliť kroky, ktoré chcete sledovať.

Image
Image

Klikni na Tlačidlo Office a kliknite na tlačidlo " pripraviť". Existuje 7 rôznych možností, ktoré by ste mali vidieť. Vysvetlím každú z týchto možností, aby ste si vybrali správnu kombináciu možností pre vaše požiadavky na distribúciu.

Vlastnosti dokumentu

Prvý v zozname je properties ' s ktorou môžete zadať informácie o metadátach o dokumente.

Môžete zadať meno autora dokumentu, názov, predmet, kľúčové slová, kategóriu, stav a komentáre.
Môžete zadať meno autora dokumentu, názov, predmet, kľúčové slová, kategóriu, stav a komentáre.
Image
Image

Niektoré z nich je možné prezerať cez súbor >> vlastnosti dialóg.

Majte na pamäti, že akonáhle dokončíte dokument, tieto vlastnosti nebudete môcť vidieť, ale až dovtedy môžete priradiť vlastnosti k dokumentu iným užívateľom, aby ste si predtým otvorili predstavu o dokumente.

Skontrolujte dokument

Druhou možnosťou v zozname je " Skontrolujte dokument"Možnosť. V rámci prípravy na distribúciu dokumentu môžete prezrieť dokument na komentáre, revízie, revízne značky, anotáciu atramentu. Môžete skontrolovať skryté metadáta alebo akékoľvek osobné informácie, ktoré boli uložené s dokumentom. Môžete skontrolovať všetky vlastné údaje XML, ktoré boli uložené s dokumentom. Môžete tiež skontrolovať akékoľvek informácie o hlavičkách, zápätiach a akýchkoľvek vodoznakoch. Nakoniec môžete skontrolovať aj skryté texty v dokumente.

Image
Image

Zvoľte si možnosti kontroly, ktoré ste si chceli uistiť pred distribúciou dokumentu a po stlačení tlačidla " preskúmať"Tlačidlo Word skontroluje dokument a upozorní vás na akékoľvek položky, ktoré nájde pri jeho kontrole.

Položky, ktoré potrebujú vašu pozornosť, by mali byť označené výkričníkom a môžete sa rozhodnúť prehliadnuť, ak chcete.
Položky, ktoré potrebujú vašu pozornosť, by mali byť označené výkričníkom a môžete sa rozhodnúť prehliadnuť, ak chcete.

Šifrovať dokument

Tretí v zozname je " Šifrovať dokument"Možnosť. Vyberte túto možnosť, ak chcete, aby dokument zobrazoval iba niektorí ľudia, ktorým dôverujete. Umožňuje šifrovať dokument s heslom podľa vášho výberu a používatelia musia toto heslo zadať, aby si prezreli dokument.

Vyberte heslo, ktoré môžete distribuovať do skupiny. Mojou radou je, aby ste si nevybrali heslo, ktoré používate osobne, ale skôr heslo, ktoré nikto nemôže použiť na sledovanie vašich online účtov alebo citlivých účtov, ktoré používate osobne.
Vyberte heslo, ktoré môžete distribuovať do skupiny. Mojou radou je, aby ste si nevybrali heslo, ktoré používate osobne, ale skôr heslo, ktoré nikto nemôže použiť na sledovanie vašich online účtov alebo citlivých účtov, ktoré používate osobne.
Heslo ešte raz potvrďte. Heslá rozlišujú veľké a malé písmená a nezabudnite heslo uchovať / zapamätať, pretože v prípade, že ste zabudli heslo a nie je možné ho otvoriť, neexistuje žiadny spôsob, ako obnoviť heslo.
Heslo ešte raz potvrďte. Heslá rozlišujú veľké a malé písmená a nezabudnite heslo uchovať / zapamätať, pretože v prípade, že ste zabudli heslo a nie je možné ho otvoriť, neexistuje žiadny spôsob, ako obnoviť heslo.
Po šifrovaní by ste mali mať možnosť vidieť, že voľba ponuky má malú farbu pozadia, ktorá naznačuje, že tento dokument je zašifrovaný.
Po šifrovaní by ste mali mať možnosť vidieť, že voľba ponuky má malú farbu pozadia, ktorá naznačuje, že tento dokument je zašifrovaný.
Keď sa ľudia vo vašej distribučnej skupine pokúsia otvoriť zašifrovaný dokument, budú vyzvaní na zadanie hesla.
Keď sa ľudia vo vašej distribučnej skupine pokúsia otvoriť zašifrovaný dokument, budú vyzvaní na zadanie hesla.
Bez hesla nebudú môcť dokument vôbec otvoriť.
Bez hesla nebudú môcť dokument vôbec otvoriť.

Obmedziť povolenie

Štvrtý v zozname je " Obmedziť povolenie"Možnosť. Môžete použiť možnosť "Obmedziť povolenie" na obmedzenie toho, čo môžu ľudia s dokumentom robiť. Ak je dokument citlivý, môžete obmedziť ich úpravou, kopírovaním a tlačou dokumentu pomocou možnosti "Obmedziť oprávnenia".

Obmedzenie oprávnenia používa klient Windows Rights Management na implementáciu obmedzení.
Obmedzenie oprávnenia používa klient Windows Rights Management na implementáciu obmedzení.
Image
Image

Môže sa vám zobraziť výzva na inštaláciu Windows Rights Management nástrojom. Nebojte sa, pokračujte a nainštalujte, je to z dôveryhodného zdroja. Po nainštalovaní by ste mali byť schopní nakonfigurovať to, čo ľudia môžu s dokumentom robiť.

Pridajte digitálny podpis

Piata v zozname je " Pridajte digitálny podpis"Možnosť. Digitálne podpisy zabezpečujú integritu dokumentu. Myslite na digitálne podpisy ako papierový podpis, ale urobte to elektronicky pre pohodlie. Ak má dokument digitálny podpis, znamená to integritu a dôveru dokumentu. Bude to vhodné, ak distribuujete dokument veľmi veľkej skupine divákov.

Image
Image

Klikni na " Pridajte digitálny podpis"A služba Word vás vyzve pomocou vyššie uvedeného dialógového okna na vyhľadávanie poskytovateľov digitálneho podpisu na Office Marketplace.

Na jej Office Online Marketplace by ste mali mať možnosť nájsť poskytovateľa digitálneho podpisu, ktorý môžete použiť na podpísanie dokumentu.
Na jej Office Online Marketplace by ste mali mať možnosť nájsť poskytovateľa digitálneho podpisu, ktorý môžete použiť na podpísanie dokumentu.

Spustite kontrolu kompatibility

Preskočíme na poslednú možnosť " Spustite kontrolu kompatibility" najprv.Ak ste použili akékoľvek funkcie špecifické pre program Word 2007 a ak máte podozrenie, že vaše publikum môže používať staršie verzie programu Word, možno budete chcieť spustiť Kontrola kompatibility, aby ste sa uistili, že dokument dokáže prečítať celé publikum.

Aplikácia Word 2007 spustí sadu preddefinovaných kontrol kompatibility a ak zistí akékoľvek problémy s kompatibilitou, zobrazí ich v predchádzajúcom dialógovom okne, ak nie ste dobré prejsť na posledný krok pred distribúciou dokumentu.
Aplikácia Word 2007 spustí sadu preddefinovaných kontrol kompatibility a ak zistí akékoľvek problémy s kompatibilitou, zobrazí ich v predchádzajúcom dialógovom okne, ak nie ste dobré prejsť na posledný krok pred distribúciou dokumentu.

Označte ako konečné

Toto by malo byť posledným krokom, ktorý ste chceli dodržať skôr, ako rozosielate dokument do skupiny. Ako názov indikuje, že táto akcia označí dokument ako všetok nastavený na distribúciu.

Pretože dôjde k významným zmenám v dokumente, budete vyzvaní, aby ste sa uistili, že chcete označiť dokument za konečný.
Pretože dôjde k významným zmenám v dokumente, budete vyzvaní, aby ste sa uistili, že chcete označiť dokument za konečný.
Akonáhle je dokument označený ako konečný, dokument nie je možné upraviť a bude vyčistený z akýchkoľvek dôkazov, poznámok atď.
Akonáhle je dokument označený ako konečný, dokument nie je možné upraviť a bude vyčistený z akýchkoľvek dôkazov, poznámok atď.
Dokončené dokumenty dostanú na stavový riadok novú ikonu, ktorá sa na papieri vyzerá lepšie.
Dokončené dokumenty dostanú na stavový riadok novú ikonu, ktorá sa na papieri vyzerá lepšie.

Získanie dokumentu pripraveného na distribúciu vám môže pomôcť vyhnúť sa niektorým zjavným chybám, ktoré máte pri distribúcii dokumentu veľkej skupine ľudí. Nemusíte sa riadiť všetkými krokmi. skôr si môžete vybrať a vybrať si to, ktorú chcete / preferujete. Program Word 2007 je dostatočne flexibilný na to, aby ste robili to, čo od neho požadujete pri príprave dokumentu na distribúciu.

Dúfam, že to nájdete užitočné a dúfam, že využijete schopnosť programu Word 2007 správne dokončiť dokument pred distribúciou. Ak máte akékoľvek otázky alebo pripomienky, dajte mi vedieť v komentároch.

Odporúča: