Fotografia H je pre doma
E-mail môže uľahčiť komunikáciu, ale môže tiež vyčerpať čas. Zistite, ako spracovať prichádzajúce e-maily a napísať odchádzajúci e-mail, aby ste ušetrili čas.
Podľa prieskumu z roku 2005 odhady zamestnancov odhalili, že čas strávený e-mailom spôsobil, že podnik s 10 000 zamestnancami stratil odhadovaných 152 miliónov dolárov na mzdy ročne.
E-mail má jednoznačne nevýhody. Nejasné e-maily odvádzajú zamestnancov od dôležitých pracovných úloh, cloudových komunikačných kanálov a často vytvárajú prácu navyše. Vyhnite sa nástrahám e-mailov podľa nasledujúcich návrhov.
Ako prichádzajúci e-mail môže strácať čas
Foto od Dvortygirl
Existuje mnoho typov e-mailových správ, ktoré môžu strácať čas. Tie, ktoré:
- Môže sa znížiť z viacerých správ a zhrnúť do komplexnej správy
- Nevzťahujte sa priamo na vás
- Spájajú sa s vami, ale nie s priamou cestou, čo vám neumožňuje, ako alebo v prípade, že by ste mali reagovať (a zjedzte čas)
- Nesmerujte na to, aby ste podnikli nejaké kroky (čo je neproduktívne)
- Odstraňujte a / alebo povzbudzujte, aby ste strácali čas na webe
- Nie sú vhodné pre e-mail a dávajú väčší zmysel prostredníctvom dynamického komunikačného kanálu, ako je napríklad obchodné stretnutie alebo nejaký vhodný formát pre obsah (napríklad samostatný dokument bohatý na informácie)
Ako efektívne spracovávať prichádzajúci e - mail
Aby ste mohli efektívne čítať a spracovávať e-maily, musíte sa sústrediť na dve veci - určiť správu e-mailu (alebo nedostatok) a rozhodnúť sa, aké kroky treba podniknúť v reakcii.
Krok 1: Vyjdite správu (alebo nedostatok)
Kedykoľvek budete čítať nový e-mail, zoberte čo najmenší čas, aby ste zistili:
- Či sa vám reproduktor priamo alebo nepriamo zaoberá
- Či vám rečník povedal, čo očakávajú od vás
- Či sa to deje jasne
- Či je celková správa relevantná pre vás
- Či sa celková správa zdá byť vhodná vzhľadom na kontext vášho vzťahu k odosielateľovi (alebo nedostatok, ak sa snažíme napríklad začať s obchodným vzťahom)
To vám pomôže zistiť, aké je správa e-mailu a ako chcete odpovedať. To znamená, že ak chcete na prvom mieste reagovať.
Je obzvlášť dôležité uvedomiť si, či rečník robí jednu alebo viac vecí, ktoré vás môžu prilákať k plytvaniu drahocenného času, ako napríklad:
- Nie je jasné, čo sa snažia povedať
- Používanie jazyka mätúcim alebo eufemickým spôsobom, aby ste sa vyhli konkrétnemu vyjadreniu (napr. "Myslím, že musíme mať srdce k srdcu v určitom okamihu" versus "Môžete mi volať tento týždeň, aby sme mohli hovoriť po telefóne o niečom dôležitom? ")
- Rambling alebo odchádzajúce témy
- Zahrnutie informácií, ktoré nie sú vašou podnikateľskou činnosťou, nevhodné, urážlivé alebo nekoherentné
- Cc alebo bcc'ing vás na správy, ktoré nie sú pre vás relevantné
- Opakovanie rovnakej správy prostredníctvom rôznych e-mailov alebo opakovanie toho, čo už bolo zahrnuté v predchádzajúcich oznámeniach iných ako e-mailov
- Písanie o niečom, čo ste už diskutovali a vyriešili - zábudlivo alebo nedbanlivo
V týchto typoch situácií buďte zvlášť opatrní, aby ste reagovali efektívnym spôsobom, ktorý minimalizuje, koľko času strávite na komunikáciu. Pretože je ľahké nechať vyššie uvedené nejednoznačné e-mailové scenáre vyčerpávať čas.
Krok 2: Rozhodnite sa, akú akciu treba podniknúť
Keď viete, o čom je správa, najdôležitejší spôsob odpovede. Tu sú niektoré typické odpovede:
- Posun konverzácie na lepšie komunikačné médium, ako napríklad telefonické a konferenčné hovory
- Reakcia na opakovanú otázku, ktorú žiadajú viacerí ľudia - nie prostredníctvom e-mailu, ale prostredníctvom média bohatého na informácie, ktoré možno zdieľať, napríklad dokladu Google
- Nereaguje na správy, ktoré neumožňujú jasne vysvetliť, čo od vás očakáva rečník (aj keď je to trochu nezdvorené)
- Riešenie nejasných správ s priamymi a stručnými konkrétnymi otázkami, ako napríklad: "Kedy by ste chceli vyplniť správu?" Alebo "Ako by ste chceli, aby som prispel k tomuto projektu?"
- Vyzdvihnutie telefónu a volanie osoby kedykoľvek začína dôjsť k dramatickému alebo komunikačnému porušeniu - vytiahnutie prostredníctvom e-mailu trvá dlhšie a môže zhoršiť konflikt
Krok 3: Vráťte sa na úlohu
Najdôležitejšie je, že po odpovedi na e-mail (ktorý môže pozostávať z toho, že neodpovedáte a namiesto toho vymazáte správu), musíte sa vrátiť späť na úlohu. Presuňte sa na ďalší e-mail čakajúci vo svojej doručenej pošte alebo prepnite rýchlostné stupne a vráťte sa späť do práce, a nie na odpovede na požiadavky iných osôb.
Ako odosielanie e-mailu môže strácať čas
Fotografie od Adikos
Okrem toho existuje veľa typov e-mailových správ ty posielaš ktoré môžu strácať čas. Tie, ktoré:
- Sú zbytočne zapuzdrené do niekoľkých správ, z ktorých každý si vyžaduje čas a zamyslenie sa na prispôsobenie, namiesto jedného komplexného
- Nevzťahujte sa priamo na príjemcu, čo je strata úsilia z vašej strany
- Nie sú dostatočne jasné a vyčerpávajú dlhé e-mailové konverzácie a / alebo nedorozumenia alebo žiadne produktívne kroky (čo znamená, že budete musieť tráviť čas začatím konverzácie neskôr)
- Nepokierajte príjemcu, aby podnikol nejaké kroky, čo je neproduktívne
- Odstraňujte a povzbudzujte príjemcu, aby strácal čas na webe - čo znamená, že vás povzbudzuje rovnako
- Nie sú vhodné pre e-mailový formát, ale lepšie komunikujú prostredníctvom konverzácie v reálnom čase alebo pomocou inštruktážneho alebo informačne bohatého dokumentu, ako je napríklad manuál, blogový článok, FAQ, firemný report alebo prezentácia programu PowerPoint
Ako efektívne posielať e - mail
Ak chcete písať e-maily, ktoré v dlhodobom horizonte nestratia svoj čas (nehovoriac o čase vášho príjemcu), musíte sa sústrediť na päť vecí: komunikovať jasnú správu, žiadať od príjemcu prijatie akčných krokov, používať dobrú štruktúru, upravovať skôr ako zasiahnete odoslanie a efektívne sledujete.
Krok 1: Získajte prehľad o vašej správe
Skôr ako dokončíte návrh e-mailu, musíte sa na správu dostať jasne. určenie:
- Čo chcete komunikovať
- Prečo chcete komunikovať
- Aké kroky chcete prijať váš príjemca
- Ako ich môžete najlepšie presvedčiť, aby podnikli takéto kroky
Tu sú niektoré bežné dôvody na odoslanie e-mailu:
- Pripomenúť niekomu termín
- Ak chcete dať niekomu písomné pokyny k úlohe
- Ak chcete požiadať o rýchlu otázku, na ktorú je možné odpovedať zodpovedajúcim spôsobom prostredníctvom písania
- Ak chcete odpovedať na rýchlu otázku, na ktorú je možné odpovedať zodpovedajúcim spôsobom prostredníctvom písania
- Odovzdávať časovo citlivé informácie
- Ponúknuť dostupné dátumy na plánovanie schôdze
- Pokračovať po stretnutí a ukázať ocenenie
Vo všetkých týchto príkladoch, s výnimkou posledného, chcete, aby váš príjemca vykonal nejakú akciu (aj keď vám to odpovedá).
Niekedy sa táto akcia nezdá ako akcia. Možno chcete:
- Prejdite pozdĺž tipu pre svojho spolupracovníka
- Nechajte svojich priateľov poznať, že ste bezpečne pristáli na vašom mieste cesty
- Dajte stručnú aktualizáciu o tom, ako robíte na svojom novom mieste určenia a ako sa dá dosiahnuť v najbližších niekoľkých týždňoch
V každej z týchto situácií nehovoríte príjemcovi, aby vykonal určitú akciu. Predpokladá sa však, že od nich sa neočakáva, že budú robiť akékoľvek kroky, pokiaľ dáte e-mailom správne uzatvorenie alebo aspoň podpísaním vášho mena. Chápu, že komunikácia môže ľahko skončiť s vaším e-mailom; že nemusia reagovať.
Krok 2: Požiadajte príjemcu o prijateľné kroky
Ak chcete písať efektívne e-maily, ktoré vám ušetria čas, je potrebné, aby ste ich spustili. Musíte sa uistiť, že váš príjemca je jasný, aké kroky sa od nich očakávajú.
Ak nemáte na to cieľ, ale snažia sa vysvetliť svoj životný príbeh alebo vysvetliť, prečo sa rozhodnete pre ďalší model iPhone, namiesto toho, aby ste získali ten najnovší model, môžete zabudnúť na šetrenie času, pretože pero písanie trvá veľa myšlienok a času.
Zamerajte sa na nasledujúce skutočnosti, keď sa dá správať e-mailom:
- Stanovenie termínov
- Vymedzenie pohotovostných plánov
- Ponúknite potenciálne možnosti ďalšieho konania (napríklad časy, ktoré ste k dispozícii na schôdzku in-person, miesta, na ktoré sa môžete stretnúť)
- Poskytnutie stanoviska na požiadanie
- Vytváranie požiadavky, ktorá je vhodná na písanie a je skutočne pohodlnejšie, ak používate iný spôsob komunikácie
- Poskytnutie súboru pokynov pre úlohu, ktorú váš príjemca súhlasil s vykonaním
Buďte proaktívni a presvedčiví pri navrhovaní akčných krokov. Vyhnite sa otázkam s otvorenou koncovkou, pokiaľ nie je iná možnosť. Vzhľadom na to, že otvorené otázky sú opakom akčného obsahu.
Tu sú niektoré príklady:
- Namiesto toho, aby požiadal príjemcu, aby vám dal svoj rozvrh (a stratíte e-mail v procese) - začnite tým, že mu pošlete svoje dostupné časy stretnutia.
- Namiesto toho, aby sa váš príjemca opýtal, čo si myslí o určitom obchodnom rozhodnutí, načrtnite potenciálne rozhodnutie a požiadajte o vytvorenie spätnej väzby. tak nebudú musieť prísť s niečím samostatne a namiesto toho budú musieť pracovať s niečím
E-mailom môžete podať žalobu tým, že poskytnete čitateľovi jasné pokyny a neumožníte otvorený obsah.
Čo je najdôležitejšie, musíte sa uistiť, že akékoľvek kroky, ktoré očakávate od svojho čitateľa, sú jasne oznámené. Nepredpokladajte, že vedia, že chcete tento týždeň zorganizovať schôdzku, len ponúknete svoje dostupné časy. Nepredpokladajte, že vedia, na ktorú pracovnú úlohu sa vzťahuje vaša sada inštrukcií. Uveďte to výslovne a láskavo im dajte vedieť, čo chcete, aby robili.
Krok 3: Vytvorte dobrú štruktúru
Jeden, ktorého správa je jasne definovaná a urobili ste ju žalobou, je čas usporiadať ju takým spôsobom, ako vyjadriť túto jasnosť a vaše žalovateľné požiadavky.
odseky: Všeobecným pravidlom, ktoré treba dodržiavať, je dodržiavanie odsekov pod piatimi vetami. Nie je len ťažké sústrediť sa na dlhé odseky pri čítaní na webe, ale neoblomné odseky dávajú príjemcovi príležitosť stratiť pozornosť a pravdepodobne vynechať najdôležitejšie body. To potom vedie k nedbalým alebo redundantným reakciám, ktoré oblakujú komunikačný kanál.
viet: Pri písaní viet používajte aktívny hlas. Udržujte vety krátke a do určitej miery. Vyhnite sa odchodom na dotyčniciach alebo zbytočne vysvetľujte svoje úvahy alebo pocity o veciach. Namiesto toho sa držte skutočností a akých krokov žiadate, aby váš príjemca bral.
slová: Pokúste sa nepoužívať veľké slová alebo slang, ak neviete, že ich publikum bude rozumieť. Vyvarujte sa vtipov a kultúrnych odkazov, ktoré by mohli byť nesprávne pochopené, pretože všetko, čo možno ľahko interpretovať, je potenciálnou prekážkou efektívnej komunikácie.
Vyhnite sa dodatočným slovám a kvalifikačným frázam. "Vzhľadom na súčasnú situáciu, v ktorej sa to momentálne deje, myslím si, že by mohlo byť múdre …" je kvalifikačné vyhlásenie, že nielenže odpadá slová a čas, ale odvádza od skutočného posolstva.Namiesto toho stačí uviesť svoje odporúčanie bez toho, aby ste ho museli kvalifikovať.
Iný príklad: "Zaujímalo by ma, či by som sa vás mohol spýtať …" Odstráňte túto vetu a jednoducho položte otázku. Tiež zvýši vašu dôveru, pretože nebudete podvedome žiadať o povolenie aktívne komunikovať.
Interpunkcia: Udržujte interpunkciu jednoduché. Kvalifikačné slová a frázy sú efektívne len vtedy, keď sa používajú na vytvorenie zdvorilosti pri začatí komunikácie s niekým, s kým by ste chceli mať obchodný alebo osobný vzťah. V takýchto prípadoch nemusíte nutne chcieť byť k blížiacemu sa, ale použite nejaké zdvorilé frázy, ktoré ukážu rešpekt k svojmu času.
Minimalizujte používanie čiar - to vám samozrejme pomôže udržať krátke vety. Vyhýbajte sa lenivému textovo inšpirovanému jazyku, s nadmernou aplikáciou dot-dot-dot a následných čiar. Namiesto toho prerušujte svoje vety správnou angličtinou a využívajte kontrakcie, ak to dáva zmysel, pretože lepšie čítajú tok.
Okrem toho zvážte interpunkčné zoznamy s odrážkami a pomocou riadkov pomlčiek rozdelte hlavné časti (ktoré môžu obsahovať jeden alebo viac odsekov).
Krok 4: Upraviť pred odoslaním
Skôr než pošlete e-mail, zoberte si 1-2 minúty, kým ho budete nahlas čítať. To vám pomôže chytiť chyby alebo si všimnete nepríjemných častí, ktoré by ste normálne nehovorili osobne. Odstráňte tieto ďalšie slová a zjednodušte interpunkciu. Odrážajte zoznamy a odstráňte svoje odseky.
Keď môžete odpovedať na nasledujúce otázky "áno", potom ste pripravení zasiahnuť "poslať":
- Je správa jasná?
- Sú očakávania uplatniteľné a jasne uvedené?
- Bude môj príjemca môcť úspešne prijať svoju správu? Úspech znamená, že vedia, akú odpoveď sa od nich očakáva.
- Ak by sa roly zmenili, mohla by som túto správu úspešne dostať?
Krok 5: Účinné sledovanie
Okrem toho buďte aktívne pri sledovaní svojich e-mailov. Ak niekto nereaguje na priamu žiadosť, nestrácajte čas premýšľaním o tom, čo sa stalo. Namiesto toho pošlite s nimi zdvorilý, ale priamy následný e-mail. Použiť zásady uvedené vyššie. A nestrácajte príliš veľa času a snažte sa získať odpoveď. ak príjemca s vami nehovorí, viete, kedy sa má ďalej pohybovať, alebo sa k nim priblížiť osobne.
Použite e-mail na uloženie času
E-mail vám môže ušetriť veľa času, ak viete, ako ho efektívne používať. A to platí aj pre odosielanie a prijímanie správ.
E-mail sa najlepšie používa na doručenie správnych správ, ktoré sú primerane oznamované prostredníctvom písania. Ak využívate výhody e-mailu a vyhnite sa mnohým nástrahám stráveným časom, slúži ako výkonný nástroj.
