Kancelária už pracuje za zákulisím, aby pomohla udržať veľkosť súborov malú. Novší typ súboru DOCX v podstate funguje ako súbor ZIP, ktorý komprimuje obsah súboru. Obrázky a text, ktoré sa v dokumente objavia viac ako raz, sú uložené iba raz v aktuálnom súbore. Takže aspoň v novších verziách aplikácií balíka Office zistíte, že veľké veľkosti súborov sú zvyčajne výsledkom toho, že vo vašich dokumentoch máte veľa rôznych obrázkov.
Dobrou správou je, že aplikácie balíka Office ponúkajú aj niektoré praktické nástroje na udržanie týchto veľkostí obrázkov. V tomto článku používame ako príklad Office 2016 (presnejšie Word 2016). Ale rovnaké nástroje nájdete v iných aplikáciách balíka Office, ako napríklad v aplikácii Excel a PowerPoint av predchádzajúcich verziách balíka Office, ktoré sa vrátia aspoň na Office 2010.
Komprimujte obrázky v dokumente úradu
Prvým krokom, ktorý by ste mali urobiť pri pokuse o zmenšenie veľkosti súboru dokumentu s obrázkami, je komprimovať tieto obrázky. Každá aplikácia balíka Office ponúka praktický nástroj na prácu. Tu používame program Word (a to je to, o čom sa budeme odvolávať v nasledujúcich krokoch), ale funkcie nájdete na rovnakom mieste v iných aplikáciách balíka Office.
V dokumente kliknite na ľubovoľný obrázok a vyberte ho. Ak vyberiete obrázok, kliknite na ponuku Formát, ktorá sa zobrazí na paneli s nástrojmi balíka Office.
Odstrániť informácie o úprave zo snímok
Aplikácie balíka Office ponúkajú všetky druhy skvelých nástrojov na úpravu obrázkov, ktoré sú vstavané správne. Keď ich použijete, aplikácia Word si zachová pôvodný obrázok a sleduje úpravy, ktoré ste vykonali, aby ste ich mohli vrátiť späť alebo vrátiť sa k pôvodnému obrázku, ak potrebujete, Ak ste spokojný so spôsobom, akým ste naformátovali obrázky, všetky uložené informácie o úprave len zvyšujú veľkosť vášho súboru. Ak kompresia obrázkov v dokumente nezvýšila vašu veľkosť súboru dostatočne ďaleko, môžete Word tiež odstrániť uložené informácie o formátovaní. Znova môžete skôr, ako začnete, uložiť dokument ako nový súbor, aby ste sa v prípade potreby vrátili k pôvodnému dokumentu.
Po otvorení dokumentu kliknite na ponuku Súbor.
V našom príklade sme prevzali súbor programu Word ("Súbor 1.docx" v nasledujúcom obrázku), ktorý obsahuje približne 20 obrázkov dobrej kvality a navážených vo veľkosti takmer 48 MB. Mnohé z týchto obrázkov boli orezané, niektoré boli zmenené a niektoré boli upravené inými spôsobmi. Po kompresii obrázkov a odstránení uložených informácií o formátovaní je teraz nový súbor ("Súbor 2 (komprimovaný).docx" v nasledujúcom obrázku) už tesne pod 35 MB, čo predstavuje približne 27% zmenšenie veľkosti súboru. A na ilustráciu zabudovanej kompresie vo formáte DOCX sme taktiež zipsovali tento súbor. Ako vidíte, rozdiel medzi veľkosťou súborov so zipsom a rozbalením je zanedbateľný.
