Aplikácia Outlook 2013 vám umožňuje priradiť kategórie k veciam a prispôsobiť uvedené kategórie. Vec v kategóriách spočíva v tom, že sú univerzálne v programe Outlook a môžete priradiť každú kategóriu kombinácii klávesnice. Takže môžete kategorizovať e-maily, udalosti kalendára a poznámky pomocou niekoľkých rýchlych klávesov.V posledných mesiacoch sme o programe Outlook 2013 a jeho rôznych častiach veľmi hovorili. Hovorili sme o zvládnutí najdôležitejších funkcií, ako je napríklad písanie a odosielanie e-mailov, ako aj vytváranie a správa kontaktov a dokonca importovanie kontaktov služby Gmail. Zaoberali sme sa aj inými položkami aplikácie Outlook, napríklad ako môžete vytvoriť zoznamy úloh, ktoré vám pomôžu pri práci. A samozrejme, je tu celý dôležitý kalendár, ktorý je nevyhnutný pre každého, kto chce efektívne dodržiavať harmonogram.
To všetko znamená, že s ním môžete urobiť veľa, aby ste lepšie zvládli svoju prácu a dokonca aj osobný život. Predtým, ako sme zatvorili náš pohľad na program Outlook 2013, cítili sme, že by sme mali len krátko pokryť dve zostávajúce aspekty, ktoré považujeme za dôležité: kategórie a vyhľadávanie.
O týchto kategóriách
Ak chcete prispôsobiť svoje kategórie, kliknite na tlačidlo "Kategorizovať" av rozbaľovacej ponuke vyberte možnosť "Všetky kategórie …". Pomocou tohto dialógového okna môžete vytvoriť nové kategórie, odstrániť staré, premenovať, meniť farby a priradiť klávesové skratky.
V nasledujúcom snímaní si všimnite, ako sme priradili "CTRL + F2" do modrej kategórie.Teraz môžete napríklad použiť kategórie na čokoľvek, čo chcete. Vezmite si náš hlúpe príklad nižšie, máme našu úlohu "live la vida loca" a označili sme ju osobnými (purpurovými) a naliehavými (červenými) kategóriami.Image
Pamätajte si na tento veľmi užitočný tip: akonáhle priraďujete klávesové skratky do svojich kategórií a spáchali ste svoje kategórie na pamäti, môžu rýchlo pracovať na organizovaní pošty, schôdzok a iných položkách programu Outlook.
Napríklad tu je e-mailová hlavička zo správy v doručenej pošte, označili sme ju kategóriou Pracovná. Odteraz, ak budeme musieť hľadať túto konkrétnu správu, môžeme použiť kategórie na filtrovanie nesúvisiacich správ.
Uvedomte si tiež, že môžete rýchlo označiť úlohy, e-maily a iné položky programu Outlook rýchlo pomocou predvolenej kategórie, napríklad na nasledujúcej snímke obrazovky. Tu sme označili niekoľko úloh ako URGENT jednoducho kliknutím na malé pole v stĺpci CATEGORIES.Je zrejmé, že kategórie môžu byť veľmi užitočné a sú do značnej miery bezpodmienečné funkcie v programe Outlook. Naučte sa efektívne ich používanie a budete mať možnosť organizovať všetky svoje veci v oblasti súvisiacich kategórií.
Jednoduché vyhľadávanie v programe Outlook
Zhrňme to krátkym rozprávaním o vyhľadávaní položiek v programe Outlook. Máme na mysli to, že sa vzťahuje hlavne na poštu, ale vyhľadávanie sa rozširuje v celej aplikácii. Keď kliknete na panel vyhľadávania, napríklad v priečinku doručenej pošty (alebo inej poštovej priečinky), páska sa zmení tak, aby vám poskytla množstvo vyhľadávacích nástrojov.
Prečo sú tu všetky tieto veci? Jednoducho, tým viac spôsobov, ako môžete vyhľadať správu, tým lepšie máte šancu nájsť ju. Pozrite sa tu na nasledujúcej snímke obrazovky, klikneme na tlačidlo "Predmet" a môžeme vyplniť príslušný priestor s tým, čo chceme obsahovať predmet. V tomto prípade chceme nájsť akékoľvek témy týkajúce sa "práce".Všimnite si, že výsledky, ktoré vyskakujú, sú vlastne úlohy, ktoré ukazujú, ako Outlook vráti výsledky vyhľadávania zo všetkého, čo ukladá.
Ak maximalizujete svoje zručnosti v oblasti vyhľadávania v aplikácii Outlook, môžete rýchlo odstrániť neporiadok, pretože si trochu času vyskúšate a vyskúšate možnosti vyhľadávacej pásky. Majte na pamäti, že ak sú vaše výsledky príliš široké a rozmanité, môžete vždy upraviť svoj rozsah pomocou vhodne nazvaných nástrojov Scope.
Nakoniec, ak cítite potrebu napájania a maximálnu kontrolu nad vyhľadávaním, skúste použiť formulár Rozšírené hľadanie nájdený kliknutím na tlačidlo "Vyhľadávacie nástroje" v časti Možnosti.Použitie formulára Rozšírené vyhľadávanie je ďaleko a ďaleko tým najlepším, nezmyselným spôsobom vyhľadávania v programe Outlook, ale bez ohľadu na to, akú metódu použijete, sme si istí, že zistíte, ako nájsť svoje veci vôbec.
Možnosti vyhľadávania
Aplikácia Outlook funguje v systéme Windows Search, ktorý sme krátko späť napísali celú sériu. Tieto možnosti ovplyvňujú vyhľadávanie položiek v systéme Windows aj v programe Outlook.
Ak kliknete na položku "Možnosti indexovania …", otvoríte ovládací panel Možnosti indexovania, kde môžete upraviť, ako alebo či je index indexovaný indexom vyhľadávania systému Windows. Zvyšok týchto možností sa zaoberá predovšetkým výsledkami vyhľadávania, ako sú spôsob zobrazenia a výsledky zobrazovania.
Kategórie a vyhľadávanie sú dve bezpodmienečné funkcie, ktoré môžete pridať do repertoáru programu Outlook, čo skrýva našu skúsenosť s kanceláriami skôr pekne. Ak používate Outlook extenzívne a dostanete veľa e-mailov, vytvoríte mnoho schôdzok v kalendári alebo generujete zoznamy dlhých úloh, potom je možné nielen organizovať ich je dôležité, ale potom mať schopnosť hľadať čokoľvek, najmä ak viete to, čo hľadáte, je neoceniteľné.
Ak ste jedným z tých ľudí, ktorí majú tabuľu alebo poznámkový blok s stále sa vyvíjajúcim zoznamom úloh, alebo váš stôl a monitory sú zdobené nálepkami Post-it®, ktoré vám pripomínajú dôležité udalosti, potom tento článok pre vás.
Ak žijete bez zodpovednosti, slnko pravdepodobne stúpa a usadí sa vo vašom dennom kalendári. Ak neviete, čo sa deje na dennej báze, môžete sa rýchlo ocitnúť v stratenom bludisku zmeškaných stretnutí a prekvapujúcich stretnutí.
Aplikácia Outlook nemá veľký význam, ak nemáte kontakty. Samozrejme, môžete zadať e-mailové adresy tak, ako idete, ale je to časovo náročné a náchylné na chyby. Je lepšie mať svoje kontakty už v programe Outlook, takže môžete jednoducho vypnúť rýchlu správu iba niekoľkými kliknutiami.
Ak podpisujete väčšinu e-mailov rovnakým spôsobom, môžete jednoducho špecifikovať predvolený podpis, ktorý sa automaticky vloží do nových e-mailových správ, odpovedí a dopredu. To je možné vykonať priamo v editore Signature v programe Outlook 2013.
Funkcia Úlohy v programe Outlook je skvelý spôsob, ako sledovať, čo je potrebné urobiť, ale je to tiež dobrý spôsob, ako pomôcť spolupracovať s ostatnými a priradiť im úlohy. Tu je postup, ako ľahko prideliť úlohy iným ľuďom.
