To všetko sú pokusy o správu e-mailovej schránky pre vás. Tieto triky nie sú nikdy tak chytré ako vy, takže môžete urobiť svoj e-mail oveľa chytřejší tým, že budete mať aktívnejšiu úlohu.
Budeme používať službu Gmail tu, ale zásady by mali byť podobné pre každý e-mailový klient.
Použite klasickú doručenú poštu
Po prvé, zbavíme sa toho, čo Gmail používa dnes. Tieto schránky nikdy nedosiahli správne kategórie a priority. Nútia vás, aby ste prešli celým e-mailom, aby ste si nenechali ujsť nič a povzbudili vás, aby ste stále dostali spamové zbytočné e-maily tým, že ich zametnete pod koberec.
Ak chcete použiť klasickejšiu doručenú poštu v službe Gmail, kliknite na ikonu ozubeného kolieska a vyberte položku Nastavenia. Kliknite na kartu Doručená pošta, kliknite na pole Typ doručenej pošty a vyberte Neprečítané ako prvé. Všetky karty a prioritné možnosti zmiznú.
Odhlásiť sa od e - mailu sa vám nestará
Ak sú kategórie a priority zakázané, všetky vaše emaily budú zoradené do jednej veľkej hromady. Všetky tieto zbytočné e-maily a bulletiny oznamovania zo sociálnych sietí, na ktoré vám nezaujíma, budú vo vašej schránke spolu s aktuálnymi dôležitými e-mailmi.
To je dobré - skôr než len zametanie e-mailov, ktoré nechcete vidieť pod koberec, mali by ste ich zabrániť v úplnom príchode.
Zvážte typ e-mailov, ktoré nechcete vidieť. Bežné typy zbytočných e-mailov zahŕňajú upozornenia Facebooku a Google+, propagačné e-maily a bulletiny, o ktorých ste sa neúmyselne prihlásili. Vždy, keď príde e-mail, ktorý nechcete vidieť, otvorte ho a použite odkaz Odhlásiť sa z odberu - zvyčajne ich nájdete na spodnej časti e-mailu - ak chcete odhlásiť od e-mailu a zabrániť tomu, aby sa do budúcnosti dostal.
(Všimnite si, že by ste nemali používať odkaz na odhlásenie, ak je e-mail skutočne spam, pretože spammer to bude považovať za znamenie, že niekto číta e-mail a posiela ešte viac spamu. a ak je to legitímna organizácia, kliknite na položku Zrušiť odber.)
Odoslať nepotrebné e-maily, ktoré sa nedajú odhlásiť z koša
Podľa zákona USA (konkrétne zákona CAN-SPAM) je v skutočnosti nelegálne, aby spoločnosť neposkytla odkaz na odhlásenie vo svojich e-mailoch, takže sa môžete odhlásiť z budúcich e-mailov. Niektoré spoločnosti sa však buď nedostali, alebo sa im to nestaralo. Namiesto toho, aby ste sa snažili odstrániť e-mailové zoznamy, môžete jednoducho vytvoriť filter, ktorý odošle všetky budúce e-maily z nich do koša, kde ich nemusíte vidieť.
Ak sa zaoberáte takýmto e-mailom v službe Gmail, otvorte ho, kliknite na odkaz Viac a vyberte možnosť Filtrovať takéto správy. Nalaďte svoj filter, aby ste zablokovali e-maily - napríklad ak sa vám niekto zaujíma o prijímanie ďalších e-mailov od tohto odosielateľa, môžete filtrovať na základe ich e-mailovej adresy. Pomocou filtra odošlite všetky takéto e-maily do koša.
Automaticky archivovať e-maily, ktoré nechcete vidieť
Niektoré e-maily sú dôležité, ale možno ich nechcete vidieť. Napríklad online obchody vám môžu posielať doklad o potvrdení pri zakúpení niečoho od nich. Je dobré mať takéto príjmy len v prípade, že ich potrebujete, ale ak často nakupujete produkty a nikdy nechcete vidieť takéto e-maily, možno budete chcieť zabrániť tomu, aby sa dostali do vašej schránky na prvom mieste.
To platí pre mnoho rôznych typov e-mailov - napríklad, PayPal vám pošle e-mail po každom vyberaní peňazí. Môžete mať tento e-mail pre vaše záznamy, ale možno to nebudete chcieť vidieť vo svojej doručenej pošte.
Ak automaticky archivujete takéto e-maily, ako sú uvedené, môžete tento proces umiestniť na autopilotu. Stačí otvoriť takýto e-mail, kliknúť na tlačidlo Viac v službe Gmail a vybrať možnosť Filtrovať takéto správy. Nalaďte filter tak, aby zahŕňal e-maily, ktoré chcete chytiť - pravdepodobne na základe predmetu, ak je to vždy rovnaké. Povedzte službe Gmail automaticky archivovať e-maily a označiť ich ako prečítané, aby vás neobťažovali.
Môžete tiež mať Gmail automaticky pridať štítok, napríklad "Automaticky archivovaný" alebo špecifickejšie štítok. To vám umožní rýchlo nájsť e-maily v budúcnosti, ak ich skutočne potrebujete.
Nastavenie automatických štítkov
Ak ste tento postup sledovali, mali by ste znížiť objem prichádzajúcich e-mailov. Teraz vám pomôžeme zoradiť e-maily, o ktoré vám záleží.
Táto časť je voliteľná, ale môže pomôcť, ak dostanete veľa e-mailov - najmä na rôzne účely. Môžete napríklad skombinovať niekoľko účtov služby Gmail do jednej doručenej pošty a získať všetky vaše osobné a pracovné e-maily na tom istom mieste.
Skúste vytvoriť filtre, ktoré automaticky zoradia prichádzajúci e-mail na konkrétne štítky. Napríklad, môžete mať e-maily z banky automaticky získať štítok "banka". Môžete mať osobné e-maily získať štítok "Osobné" a pracovné e-maily získať štítok "Work". Príjmy za zakúpené produkty môžu získať označenie "Príjmy". Nie je potrebné robiť túto časť ručne - stačí nastaviť Gmail, aby automaticky zoradil váš e-mail do kategórií pre vás.
Farebne kódujte všetky tieto štítky a môžete mať svojho e-mailového klienta automaticky kategorizovať svoje e-maily a ukázať vám na prvý pohľad, odkiaľ sú. Ak chcete farebne kódovať štítok v službe Gmail, kliknite na jeho farebné pole v ľavom okne a vyberte novú farbu.
Ak existujú určité e-maily, ktoré chcete zdôrazniť - možno e-maily od šéfa alebo manželky - môžete nastaviť filter na automatické označovanie správ od tohto odosielateľa pri príchode. Môžete vybrať typ doručenej pošty "Starred first" v nastaveniach doručenej pošty služby Gmail, takže také dôležité e-maily sa automaticky dostanú do hornej časti doručenej pošty. To sa stane presne podľa toho, ako konfigurujete službu Gmail - nebudete musieť bojovať s prioritným systémom doručenej pošty a pokúsiť sa vyučovať Gmail, čo je skutočne dôležité.
Toto nie je proces nastavenia a zabudnutia. Iste, po odhlásení z e-mailu alebo nastavenia filtra bude e-mailový klient naďalej konať vo všetkých prichádzajúcich e-mailoch - vždy však prídu nové typy e-mailov. Budete musieť podniknúť kroky na ich zrušenie odberu a správne filtrovanie, čím zabránite opätovnému neorganizovaniu vašej e-mailovej schránky.
E-mailové triky sa pokúšajú automatizovať tento proces - pokúšajú sa automaticky skryť e-maily, ktoré nechcete vidieť, zdôrazniť, čo je dôležité a kategorizovať svoj e-mail pre vás. Ale s o niečo viac up-front práce, môžete nastaviť svoju e-mailovú schránku pracovať presne tak, ako chcete, vylúčiť potrebu všetkých týchto trikov.
