Ako spravovať prílohy v programe Outlook 2013

2024 Autor: Geoffrey Carr | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 10:59

Prichádza čas, hľadanie práce alebo zdieľanie fotografií so staršími rodinnými príslušníkmi, kde budete musieť odoslať veci starým spôsobom - ako e-mailovú prílohu. Ak posielate e-maily v práci, môže to byť časť vášho e-mailového repertoáru.

Otázka o pripútanostiach je, že existuje nejaký nepísaný kód, pokiaľ ide o ich odosielanie. Napríklad, zatiaľ čo by ste mohli poslať obrovský súbor do e-mailu (závisí to od toho, akú službu alebo poskytovateľa internetových služieb budete používať), nie je to nevyhnutne efektívne. Podobne, odosielanie viacerých súborov je zvyčajne lepšie vykonané so zipsom v kontajnerovom súbore.

Samozrejme, v závislosti od typu súboru, môže alebo nemusí prísť na miesto určenia. Súbory, ako napríklad tie, ktoré sa skončia v súbore.EXE,.BAT a iné spustiteľné typy, sa často (zvyčajne) často zablokujú alebo zbavujú kvôli ich spojeniu s malware. Ak chcete poslať takýto súbor, pravdepodobne ho budete musieť priložiť do archívu.ZIP.

Vytváranie e-mailov a správa kontaktov v programe Outlook je dosť jednoduché a pri pridávaní a manipulácii s prílohami by mala byť ďalšia príroda, mnoho užívateľov si nemusí uvedomiť, že by to mohli robiť lepšie.

Pridanie prílohy

Ak chcete pridať prílohu, môžete súbor alebo súbory presunúť do prázdnej e-mailovej správy a prilepiť ju ako prílohu. Alebo kliknite na tlačidlo "Pripojiť súbor" na páse v sekcii Zahrnúť.

Budete musieť prechádzať na miesto, kde sa nachádza súbor, ktorý chcete priložiť, a potom vyberte súbor alebo súbory, ktoré chcete zahrnúť do správy, potom kliknite na "Vložiť". Alebo kliknite na malú šípku a zvoľte "Vložiť ako Text "a vaša príloha bude vložená do riadku, čo znamená, že sa zobrazí vo vašej správe namiesto samostatného súboru.

Nakoniec povedzme, že máte pripútanú vašu pripútanosť a uvedomíte si, že je to nesprávne. Žiadny problém, môžete jednoducho vybrať prílohu stlačte tlačidlo "Odstrániť" na klávesnici, alebo môžete kliknúť pravým tlačidlom myši a vybrať "Odstrániť".

Súbory nie sú jedinou vecou, ktorú môžete pripojiť k správe, ale môžete priložiť aj položky a podpisy.

Pripevňovanie iných vecí

Položky môžu obsahovať vizitiek (súbory.VCF, popísané vyššie), kalendáre a položky programu Outlook, ktoré môžu byť poznámky, úlohy, kontakty a ďalšie veci, ktoré otvoríte v programe Outlook.

Kalendáre sú ďalšou vecou, ktorú budete z času na čas možno chcieť zdieľať. Ak kliknete na tlačidlo "Priložiť položku", uvidíte, že je to jednoduché. Zdieľanie kalendára neznamená, že musíte každý deň zdieľať každú položku. Možno budete chcieť zdieľať len niekoľko dní alebo týždenne, napríklad pre firemný útek alebo rodinnú dovolenku.

Zdieľanie kalendára vám poskytne možnosti výberu aktuálneho kalendára, rozsahu dátumov, podrobností a ďalších rozšírených možností.

Keď kliknete na tlačidlo "OK", uvidíte, že kalendár bude priložený k e-mailovej správe, aby mohol byť otvorený a zobrazený, ale bude tiež vložený do aktuálnej správy, aby ju príjemcovia mohli pohodlne vidieť na prvý pohľad.

Položky programu Outlook sú v podstate všetko, čo môžete vytvoriť v programe Outlook, ktoré potom môžu byť pripojené a odoslané ostatným používateľom programu Outlook. Na nasledujúcej snímke obrazovky uvidíte, ako to funguje. Vyberiete zdroj a potom odtiaľ vyberte položku alebo položky (môžete si vybrať viac ako jednu), ktorú chcete priložiť.

Poznámka: Môžete sa rozhodnúť, či chcete, aby sa položka dostala ako skutočná fyzická príloha alebo inline len ako text. Toto je to isté, ako sme si predtým diskutovali, kde môžete "Vložiť ako text" a objaví sa ako súčasť fyzickej správy.

Vizitky môžu alebo nemusia byť jednou z vecí, ktoré používate alebo potrebujete, ale je to naozaj pohodlný spôsob, ako zdieľať svoje bezprostredné detaily v jednoduchom, pohodlnom balíku. Ak chcete zdieľať svoju vizitku (alebo niekoho iného), stačí ju vybrať z ponuky Priložiť položku a zobrazia sa vaše kontakty

Vyberte kartu alebo karty, ktoré chcete pripojiť, a kliknite na tlačidlo "OK" a karty sa zobrazia ako text a budú tiež pripojené ako súbor.VCF, čo znamená, že je možné ich importovať do akéhokoľvek adresára, ktorý tieto súbory podporuje.

Zdieľanie kontaktov ako vizitiek je naozaj rýchly a pohodlný spôsob, ako poskytnúť niekomu inému kontaktné informácie alebo importovať kontaktné informácie od niekoho iného bez toho, aby ste ho museli ručne napísať do svojho adresára.

Manipulácia s prílohami

Samozrejme, e-mailom je vždy možnosť dostať sa, rovnako ako dať. Takže, čo robíte, keď do priečinka doručenej pošty príde správa s prílohami? Zvyčajne je to celkom jednoduché, napríklad v nasledujúcom obrázku. Vidíte, že naša skúšobná správa prichádza s pripojeným obrázkom.

Ak jednoducho klikneme na prílohu, vidíme, že sa vo výzvach nástrojov pripojenia k hovoru na páske nachádzajú možnosti. Odtiaľ môžete urobiť kroky na to. Všimnite si tiež, že ak dostanete viacero súborov, môžete všetky prílohy uložiť naraz a ak si nie ste istí, či je príhodné otvoriť prílohu vôbec, môžete ju odstrániť, hoci je pravdepodobne múdrejšie, ak chcete správu jednoducho odstrániť, ak máte pochybnosti.

Môžete tiež kliknúť pravým tlačidlom myši na akúkoľvek prílohu v správe a môžete použiť výslednú rozbaľovaciu ponuku, aby ste vykonali rovnaké kroky ako na páse kariet.

Pri manipulácii s prílohami existujú námietky. Prílohy môžu byť nebezpečné, pretože každý, kto použil e-mail za posledných dvadsať rokov, môže potvrdiť. V spodnom riadku neotvárajte nič, čo nie je od niekoho, koho nepoznáte a nedôverujete, a vždy použite skenovanie vírusov / malware na vašom počítači.

Spracovanie viacerých súborov alebo veľkých súborov ako príloh

Hovorili sme trochu o tom, ako zaobchádzať s jedným alebo s niekoľkými prílohami, ale čo keď chcete pridať desiatky alebo dokonca stovky súborov? Alebo čo ak chcete priložiť veľký súbor?

Odosielanie veľkých príloh je trochu neochvejné, najmä ak niekto dostane veľa e-mailov v procese. Problém pri odosielaní veľkých súborov cez e-mail nie je taký, či poštový server povolí prílohy nad určitú veľkosť. Z väčšej časti pravdepodobne nebudete posielať súbor oveľa väčší ako jeden megabajt alebo dva, alebo aspoň by ste nemali.

Napriek tomu budú tie časy, kedy budete musieť poslať niečo, čo je trochu ťažké. Ak používate webovú službu, ako je Yahoo, Gmail alebo Microsoft, potom budú mať obmedzenia veľkosti (25Mb, 25Mb, 20Mb), rovnako ako váš ISP, napr. Comcast, Time Warner, AT & T, atď. (Zvyčajne asi 10 Mb).

Vo väčšine prípadov, keď sú súbory príliš veľké alebo početné, odkladáme používanie cloudovej služby, ktorá je bohatá a ponúka dostatok voľného miesta na odoslanie prevažnej väčšiny súborov. Najčastejšie, jednoducho odovzdávate súbory do oblakovej jednotky a potom ju zdieľate, je rýchlejšie a spoľahlivejšie než e-mail. Máme šikovný spôsob, ako vysvetliť, ako presne poslať veľké súbory cez e-mail, ak sa chcete dozvedieť viac.

Pokiaľ ide o odosielanie viacerých súborov, nemali by ste mať problém za predpokladu, že je to málo, ale akonáhle začnete pripevňovať desiatky obrázkov alebo dokumentov, veci môžu byť trochu nepríjemné. Opäť zvážte použitie služby cloud. Bez ohľadu na to vám odporúčame, aby ste pred odoslaním rozhodne zip viaceré súbory. Systém Windows má natívnu podporu pre súbory zip, takže sa nemusíte obávať, že váš príjemca nebude môcť otvoriť.

Prečítajte si tento článok, ktorý vysvetľuje všetko, čo potrebujete vedieť o komprimovaných súboroch.

Toto sa zdá byť celkom dobrým miestom na ukončenie našej diskusie o prílohách. Nie sú to zložité témy, ale bez ohľadu na to, či používate program Outlook, Gmail alebo akýkoľvek iný e-mail, odosielanie súborov môže vyžadovať niekoľko ďalších krokov, ktoré nie sú jednoducho spojené.

Pokiaľ ide o teraz, pokryli sme najdôležitejšie časti e-mailových kompetencií programu Outlook - kontakty, adresovanie, skladanie - všetky z nich sú veľmi jednoduché. Teraz s prílohami máte dosť dobre oboznámenú znalosť jednoduchých vecí.

Teraz je čas zintenzívniť našu hru. Keď používate program Outlook a akumulujete e-maily, musíte sa naučiť, ako ho spravovať pomocou nástrojov, ako sú Rýchle kroky a pravidlá, o ktorých budeme hovoriť v nadchádzajúcej funkcii. Medzitým a ako vždy vám odporúčame, aby ste nám poskytli vaše pripomienky v našom diskusnom fóre.